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Version vom 31. August 2015, 11:11 Uhr

Sachvortrag:

s. a. HospA 15.06.2015

Im Zuge der Vorbereitung auf die bevorstehende überörtliche allgemeine Finanzprüfung durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) wurden von der Kämmerei systemwidrige Buchungen in den kameral geführten Sachbüchern der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist für die Haushaltsjahre 2005 bis 2009 festgestellt.

Nach der Umstellung des hospitalischen Rechnungswesens auf das autonome Verfahren Finanz+ der Firma DataPlan zum 01.01.2005 wurde das Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge (ShV) nicht mehr ordnungsgemäß geführt.

Auf Grund einer in Baden-Württemberg nicht zugelassenen Buchungssystematik wurden für bestimmte Haushaltsstellen des ShV die Reste-Soll-Einnahmen auch bei den Reste-Soll-Ausgaben und umgekehrt eingebucht. Dadurch gab es nach den Jahreswechseln größere Differenzen bei den Saldovorträgen. Auch wurde im ShV auf die Abbildung der aus dem Vermögenshaushalt (VmH) resultierenden und die Geldvermögensrechnung beeinflussenden Geschäftsvorfälle teilweise verzichtet (Beteiligungen, Schulden, etc.). Des weiteren wurden keine Referenzbuchungen im Rahmen von Jahresabschlussarbeiten getätigt, so dass das ShV bei den Soll-Einnahmen und Soll-Ausgaben nicht mehr übereinstimmte.

Die Geldvermögensrechnung beeinflussenden Geschäftsvorfälle wurden im alten Rechenzentrumsverfahren Fiwes Classic gleichzeitig mit den Buchungen im VmH automatisch im Hintergrund auch im ShV verbucht. Auch die Referenzbuchungen im ShV wurden bei der Aufstellung der Jahresrechnung automatisch im Hintergrund verbucht. Im neuen Verfahren hätten diese Buchungen im ShV manuell getätigt werden müssen.
Als Folge der nicht ordnungsgemäßen Darstellung des ShV wurde von den damaligen Verantwortlichen des Fachbereichs Finanzen sowie des Fachbereichs Revision entschieden, auf die Abbildung des ShV im Jahresabschluss zu verzichten. Vom Fachbereich Revision wurde lediglich die fehlende Geldvermögensrechnung angemahnt. Diese wurde ab 2008 händisch aus dem VwH abgeleitet.

Nach dem vollzogenen Wechsel in der Leitung des Fachbereichs Revision wurde im Schlussbericht zur Prüfung der Jahresrechnung 2009 erstmalig auf Unzulänglichkeiten im ShV hingewiesen.

Durch den fehlenden Abschluss aller Sachbuchteile – wozu neben dem Verwaltungshaushalt (VwH) und Vermögenshaushalt (VmH) auch das Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge (ShV) gehört –  konnten u.a. die Rücklagenbestände nicht verprobt werden.
Durch die fehlende Möglichkeit der Verprobung der Rücklagenstände wurde übersehen, dass die neue Software es zulässt, dass zwischen dem Bestand der zu Lasten eines Haushaltsjahres gebildeten Haushaltsreste und dem Bestand der ins Folgejahr übertragenen Haushaltsreste nicht zulässige Differenzen entstehen.

In der Annahme, dass die noch ausstehende Aufarbeitung der ShV für die Haushaltsjahre 2005-2009 keine weiteren Auswirkungen auf die Jahresergebnisse haben (analog zur Stadt), wurden die aus den Haushaltsresteübertragungen resultierenden Veränderungen der Jahresrechnungen 2005 bis 2009 in der Sitzung des Gemeinderates am 25.07.2012 neu beschlossen.

Diese Annahme hat sich auf Grund der im Nachhinein von der Kämmerei festgestellten Buchungsfehler in den Sachbüchern für Verwaltungs- und Vermögenshaushalt nicht bestätigt. Die fehlerhaften Buchungen betreffen die Abbildung der Geschäftsvorfälle aus den Geldanlagen der Unterstiftungen der Haushaltsjahre 2005 bis 2008. Diesbezüglich war auch eine Aufarbeitung der Sachbücher für VwH und VmH der Jahre 2005 bis 2008 notwendig.

Im Haushaltsjahr 2005 wurden für die Unterstiftungen Fachhochschule und Bildung und Kultur Geldanlagen in UnionInvestment-Fondsanteilen über die VR-Bank Schwäbisch Hall getätigt. In Zusammenhang mit diesen Geldanlagen wurden folgende Buchungen falsch erfasst:

• Die Ausgabeaufschläge der Fondsanteilen wurden mit falschen Beträgen gebucht.
• Als Folge der falschen Ausgabeaufschlägen wurden die Geldanlagen mit dem falschen Betrag gebucht.
• Die Dividendenausschüttungen wurden nicht als Einnahme (im VwH) gebucht.
• Im VwH wurden fälschlicherweise Anteilsveräußerungen aus dem Fonds als Einnahme verbucht. Nur die Differenz zwischen dem Buchwert und Kursveränderung (Wertsteigerung oder -minderung) ist im VwH zu buchen.
• Nicht realisierte Wertsteigerungen wurden fälschlicherweise als Zugänge zu den Sonderrücklagen der Unterstiftungen, teilweise außerhalb der Buchhaltung, ausgewiesen. Die Fondsanteile dürfen nur mit den ursprünglichen Anschaffungs- und Herstellungskosten in den Büchern geführt werden. Nur durch Verkauf realisierte Wertsteigerungen dürfen buchhalterisch (über den VwH und den VmH) erfasst werden.
• Die aus Anteilsverkäufen finanzierten Depotführungsgebühren wurden, ebenso wie die von den Dividendenausschüttungen einbehaltenen Kapitalertragsteuern, nicht gebucht.

Aus den oben genannten Gründen wurden alle Sachbücher (VwH, VmH und ShV) der Haushaltsjahre 2005 bis 2009 vom Fachbereich Finanzen aufgearbeitet.

Die Korrekturbuchungen führen zu Veränderungen der Jahresergebnisse der Haushaltsjahre 2005-2009 mit entsprechenden Auswirkungen auf die Rücklagen.

Hieraus entsteht Korrekturbedarf betreffend der verschiedenen Eigenkapitalpositionen in der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2010. Diese Korrekturen, da sie keine wesentliche Veränderungen der Eröffnungsbilanz bewirken, sollen in den Jahresabschluss zum 31.12.2014 eingearbeitet werden und im Rahmen der endgültigen Feststellung beschlossen werden.

Die summarische Dokumentation der fehlerhaften Buchungen und der jeweiligen Korrekturen, inhaltlich mit dem Fachbereich Revision abgestimmt, ist als Anlage dieser Sitzungsvorlage beigefügt.
Aus Vereinfachungsgründen wird auf die separate Darstellung von Sonder- und Zinsrücklagen bei den Unterstiftungen bzw. Sondervermögen verzichtet.

Für die Unterstiftung Fachhochschule, Unterstiftung Emil Schmidt, Unterstiftung Bildung und Kultur sowie Sondervermögen Bildung und Soziales wird in der aufgearbeiteten Buchhaltung je eine Sonderrücklage geführt.

Anlage: Übersichten Kassenmäßiger Abschluss

Beschluss:

siehe Anlage
(einstimmig - 35 -)