§ 50 - Korrektur der Jahresergebnisse in den Jahresrechnungen 2005 - 2009 der Stadt Schwäbisch Hall infolge von fehlerhaften Vorträgen von Haushaltsresten in den Folgejahren (öffentlich)
Sachvortrag:
Im Rahmen der überörtlichen Prüfung der Haushaltsjahre 2005 - 2010 stellte die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg fest, dass die Sachbuchführung der Stadt Schwäbisch Hall aufgrund von unterlassenen Referenzbuchungen im Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge (ShV) sowie aufgrund von fehlerhaften Übertragungen von Haushaltsresten in das Folgejahr nicht in allen Belangen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltungsbuchführung entspricht.
Zuvor hatte der Fachbereich Revision im Rahmen der örtlichen Prüfung (vgl. Schlussbericht 2009, S. 39) auf die Notwendigkeit eines ausgeglichenen ShV hingewiesen.
Das Rechnungswesen der Stadt Schwäbisch Hall wurde im Prüfungszeitraum mit dem Softwareprogramm Finanz+ der Firma DataPlan geführt.
Das autonome Verfahren Finanz+ löste zum 01.01.2005 das bis zum 31.12.2004 im Einsatz befindliche Rechenzentrumsverfahren Fiwes Classic ab.
Mit der Umstellung auf Finanz+ wurde es von der Verwaltung als nicht mehr notwendig erachtet, die sog. Referenzbuchungen (Gegenbuchungen) im ShV zu tätigen, da diese keine Auswirkungen auf das Haushaltsergebnis haben.
Nach dem kameralen Haushaltsrecht ist das Sachbuch dreiteilig zu gliedern (§ 27 Abs. 1 GemKVO) . Dabei sind das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt (SVW), das Sachbuch für den Vermögenshaushalt (SVM) und das Sachbuch für haushaltsfremde (haushaltsneutrale) Vorgänge (ShV) rechnungstechnisch als Einheit zu verstehen.
Im ShV werden solche Einnahmen und Ausgaben ausgewiesen, die sich nicht auf den Haushalt der Gemeinde auswirken. Dies sind:
Beträge, die für Dritte vereinnahmt oder verausgabt werden (durchlaufende Posten),
Vorschüsse und Verwahrgelder (diese Einnahmen und Ausgaben sind zwar haushaltswirksam, können jedoch zum Zeitpunkt des Eingangs bzw. der Leistung noch nicht endgültig im Haushalt verbucht werden),
Vorgänge die sich zwar auf die Kasse und auf die Vermögensrechnung auswirken, nicht aber auf den Haushalt (z. B. Bestandsnachweise und Fortschreibungen für Kassenkredite,
Geldanlagen oder Rücklagen).
Im ShV sollen nicht nur die kassenwirksamen Ein- und Auszahlungen (Ist-Buchungen) dargestellt werden, sondern im Sinne einer rechnungstechnischen Vereinheitlichung des ShV mit dem Sachbuch für Verwaltungshaushalt und Vermögenshaushalt auch die sog. Referenzbuchungen (Soll-Gegenbuchungen ohne Geldfluss) dargestellt werden.
Dadurch soll eine Verprobung der in den Sachbüchern des Verwaltungs- und Vermögenshaushaltes ermittelten Haushaltsergebnisse ermöglicht werden.
Bis 2009 wurden die Referenzbuchungen im ShV nicht konsequent getätigt. Dadurch war die Verprobung der in den Sachbüchern des Verwaltungs- und Vermögenshaushaltes ermittelten Haushaltsergebnisse nicht möglich.
Durch die fehlende Möglichkeit der Verprobung des Bestandes der allgemeinen Rücklage wurde übersehen, dass die neue Finanzsoftware zwischen dem Bestand der zu Lasten eines Haushaltsjahres gebildeten Haushaltsreste und dem Bestand der ins Folgejahr übertragenen Haushaltsreste nicht zulässige Differenzen entstehen lässt.
Diese Differenzen sind im Wesentlichen dadurch entstanden, dass bei der Auflösung von Deckungsringen (die Mittel mehrerer Haushaltsstellen sind gegenseitig deckungsfähig) auf die überbuchten Haushaltsstellen negative Haushaltsreste gebildet wurden, welche vom System nicht ins Folgejahr übertragen wurden.
Erklärungsbeispiel: Deckungsring A:
| Haushaltsstelle 1
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Haushaltsrest
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50.000 €
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| Haushaltsstelle 2
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Haushaltsrest
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- 50.000 €
|
| Auflösung Deckungsring
|
Haushaltsrest
|
0 €
|
In der Jahresrechnung wurden Haushaltsreste für den Deckungsring A in Höhe von 0 € gebildet. Im Folgejahr wurde aber statt einem Haushaltsrest von 0 € ein Haushaltsrest auf die Haushaltsstelle 1 in Höhe von 50.000 € übertragen. Dadurch wurde das ursprünglich korrekt ermittelte Jahresergebnis rückwirkend belastet. Von der Wirkung her gleicht dies der überplanmäßigen Mittelbereitstellung mit entsprechenden ergebnisverschlechternden Auswirkungen.
Nach der sehr zeitaufwändigen Aufarbeitung der Differenzen bei der Übertragung von Haushaltsresten in die Folgejahre wurden für die einzelnen Haushaltsjahre die nachfolgenden Summen ermittelt (siehe Anlage Vorträge HR / KR)
| Haushaltsjahr
|
festgestellter Stand
der allg. Rücklage |
Korrektur
|
Korrektur
Kummuliert |
korrigierter Stand
der allg. Rücklage |
| 2005
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30.571.599,16 €
|
105,00 €
|
105,00 €
|
30.571.704,16 €
|
| 2006
|
25.046.791,17 €
|
-29.293,62 €
|
-29.188,62 €
|
25.017.602,55 €
|
| 2007
|
21.940.802,38 €
|
5.943,64 €
|
-23.244,98 €
|
21.917.557,40 €
|
| 2008
|
13.917.260,83 €
|
-37.516,62 €
|
-60.761,60 €
|
13.856.499,23 €
|
| 2009
|
20.787.396,75 €
|
-82.439,82 €
|
-143.201,42 €
|
20.644.195,33 €
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| 2010
|
25.067.885,71 €
|
-2.418,07 €
|
-145.619,49 €
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24.922.266,22 €
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| 2011
|
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-13.097,94 EUR
|
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Die Rechnungsergebnisse der Haushaltsjahre 2005, 2006, 2007, 2008 und 2009 müssen in Höhe der aufgelisteten Korrekturbeträge geändert werden.
Das Ergebnis des Haushaltsjahres 2010 ist noch nicht festgestellt. Das vorläufige Ergebnis in Höhe von 4.280.488,96 € muss um den ermittelten Korrekturbetrag in Höhe von 2.418,07 € gemindert werden.
Der für das Haushaltsjahr 2011 ermittelte Korrekturbedarf in Höhe von – 13.097,94 € wird im Zuge der Aufstellung der Jahresrechnung eingearbeitet.
Auch die fehlenden Referenzbuchungen der Haushaltsjahre 2005 - 2008 wurden aufgearbeitet und dokumentiert. Dies ermöglicht eine Verprobung des Bestandes der allgemeinen Rücklage.
Die Verprobung des Bestandes der allgemeinen Rücklage zum 31.12.2010 im ShV mit den in den Sachbüchern des Verwaltungs- und Vermögenshaushaltes ermittelten und durch die Haushaltsreste-Übertragungsdifferenzen bereinigten Stand der allgemeinen Rücklage ergibt noch eine Differenz (Fehlbetrag) in Höhe von 494,88 € (siehe Anlage Verprobung der allg. Rücklage). Da die Prüfung der Kassenbestände nie Anlass für Beanstandungen gab, kann diese Differenz nur aus noch nicht entdeckten Fehlbuchungen entstanden sein.
Die Verwaltung schlägt vor, dass diese Differenz im kameralen ShV als Forderung eingebucht und bis zur Aufstellung der doppischen Eröffnungsbilanz weiterhin verfolgt wird. Sollte trotz vertretbaren Bemühungen keine weitere Klärung möglich sein, so wird die Verwaltung zu gegebener Zeit vorschlagen die unklare Forderung aus dem kameralen ShV im Zuge der Aufstellung der doppischen Eröffnungsbilanz dem Basiskapital zu entnehmen.
Dieser Vorschlag wurde mit dem Fachbereich Revision der Stadt Schwäbisch Hall abgestimmt und der Gemeindeprüfungsanstalt zur Prüfung vorgelegt. Der Fachbereich Revision hat diese Sitzungsvorlage mitgezeichnet.
Anlage: Vorträge/ Verprobung allg. Rücklage
Beschluss:
Die Jahresrechnung 2005 der Stadt Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:
| a)
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Im Verwaltungshaushalt
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84.126.888,57 €
|
| |
Im Vermögenshaushalt
|
26.727.957,26 €
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| |
Zusammen
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110.854.845,83 €
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| b)
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Als Rechnungsergebnis 2005 wird ein Überschuss in Höhe von
ausgewiesen und festgestellt |
11.196.213,95 €
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| |
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| c)
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Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt
|
30.571.704,16 €
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| |
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| d)
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Der Schuldenstand der Stadt aus äußeren Darlehen liegt bei
|
10.950.219,42 €
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Die Jahresrechnung 2006 der Stadt Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:
| a)
|
Im Verwaltungshaushalt
|
83.265.111,05 €
|
| |
Im Vermögenshaushalt
|
29.477.080,09 €
|
| |
Zusammen
|
112.742.191,14 €
|
| |
|
|
| b)
|
Als Rechnungsergebnis 2006 wird ein Überschuss in Höhe von ausgewiesen und festgestellt
|
1.745.898,39 €
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| |
|
|
| c)
|
Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt
|
25.017.602,55 €
|
| |
|
|
| d)
|
Der Schuldenstand der Stadt aus äußeren Darlehen liegt bei
|
7.100.344,35 €
|
Die Jahresrechnung 2007 der Stadt Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:
| a)
|
Im Verwaltungshaushalt
|
78.724.579,42 €
|
| |
Im Vermögenshaushalt
|
24.549.612,53 €
|
| |
Zusammen
|
103.274.191,95 €
|
| |
|
|
| b)
|
Als Rechnungsergebnis 2007 wird ein Überschuss in Höhe von
ausgewiesen und festgestellt |
3.260.427,33 €
|
| |
|
|
| c)
|
Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt
|
21.917.557,40 €
|
| |
|
|
| d)
|
Der Schuldenstand der Stadt aus äußeren Darlehen liegt bei
|
3.721.830,75 €
|
Die Jahresrechnung 2008 der Stadt Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:
| a)
|
Im Verwaltungshaushalt
|
78.114.808,96 €
|
| |
Im Vermögenshaushalt
|
22.031.220,21 €
|
| |
Zusammen
|
100.146.029,17 €
|
| |
|
|
| b)
|
Als Rechnungsergebnis 2008 wird ein Defizit in Höhe von
ausgewiesen und festgestellt |
1.335.058,17 €
|
| |
|
|
| c)
|
Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt
|
13.856.499,23 €
|
| |
|
|
| d)
|
Der Schuldenstand der Stadt aus äußeren Darlehen liegt bei
|
1.599.899,75 €
|
Die Jahresrechnung 2009 der Stadt Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:
| a)
|
Im Verwaltungshaushalt
|
97.709.419,21 €
|
| |
Im Vermögenshaushalt
|
29.566.794,46 €
|
| |
Zusammen
|
127.276.213,67 €
|
| |
|
|
| b)
|
Als Rechnungsergebnis 2009 wird ein Überschuss in Höhe von
ausgewiesen und festgestellt |
6.818.559,40 €
|
| |
|
|
| c)
|
Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt
|
20.644.195,33 €
|
| |
|
|
| d)
|
Der Schuldenstand der Stadt aus äußeren Darlehen liegt bei
|
0,00 €
|
