TOP 2 - Struktur Stadtverwaltung (öffentlich)
Sitzungsvorlagen-Nummer: neue 28/24
Sachvortrag:
Ausgangslage
Die Lebenswirklichkeit der Gesellschaft allgemein und auch die der Stadtgesellschaft in Schwäbisch Hall hat sich in den letzten Jahren dynamisch verändert und wird sich weiter verändern. Dies geschieht auch auf Grund von Transformationsprozessen angestoßen durch eine zunehmende Digitalisierung, dem notwendigem Handeln im Zuge eines fortschreitenden Klimawandels, demografischen Anforderungen und Veränderungen in der Wirtschaft.
Um diesen Veränderungen sowie Herausforderungen als Stadtverwaltung, als Dienstleister für unsere Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden, benötigen wir Veränderungen. Konzeptionell und organisatorisch muss die Verwaltung optimiert werden. Hierzu ist eine überarbeitete Struktur notwendig.
Veränderungen
Um diese Optimierungen zu erreichen und den Weg hin zu einer moderneren Verwaltung in die Wege zu leiten, sollen die Fachbereiche möglichst effizient fachlich gebündelt werden. Ebenso soll die Zuständigkeit für städtische Unternehmen und stadtnahe Vereine neu geregelt werden, um Synergien heben zu können.
Im Dezernat I verbleiben unter anderem die Querschnittsämter Finanzen, Personal und Organisation. Die Transformation und Digitalisierung der Verwaltung sollen einen höheren Stellenwert erhalten. Zur besseren Steuerung der Verwaltung und zur Beschleunigung von Abläufen wird eine Stabstelle eingerichtet. Diese soll auch die Vernetzung zwischen Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit optimieren.
Im Dezernat II sollen die Aufgaben im Bereich Klimaschutz gebündelt werden. Dazu gehört unter anderem die Integration der Energie- und Klimaschutzbeauftragten aus dem derzeitigen Dezernat I, sowie die seit kurzem besetzte Stelle für Nachhaltige Mobilität.
Da der Erste Bürgermeister (EBM) neben seiner fachlichen Zuständigkeit auch zahlreiche repräsentative Tätigkeiten für die Stadtverwaltung übernimmt und ein in hohem Maße öffentlichkeitswirksames Dezernat leitet, soll auch hier die Stelle einer persönlichen Referentin / eines persönlichen Referenten geschaffen werden, denn für die Koordination der damit verbundenen Aufgaben sind zusätzliche personelle Ressourcen erforderlich, ebenso für die Koordinierung der Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltungsgemeinschaft.
Es wird vorgeschlagen, ein neues Dezernat III unter der Leitung einer weiteren Bürgermeisterin / eines weiteren Bürgermeisters (BM) zu schaffen. In diesem Dezernat werden die Fachbereiche Soziales, Bürgerdienste und Ordnung sowie Kultur gebündelt. Der bisherige Fachbereich Zentrale Steuerung erhält eine klare Schärfung als Fachbereich Soziales. Hier ist mit steigenden Herausforderungen zu rechnen unter anderem auf Grund des demografischen Wandels. Mit Blick auf den Fachbereich Frühkindliche Bildung, Schulen und Sport soll dieser zunächst so erhalten bleiben. Perspektivisch ist aber eine Trennung vorgesehen, da der Fachbereich bereits jetzt über 40 Prozent aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gesamtverwaltung verantwortet. Tendenz weiter steigend mit Blick auf den Anspruch auf Ganztagesbetreuung an Schulen.
Ein Beispiel für sich aus der Reform ergebende Optimierungen ist die derzeit im Dezernat I, Zentrale Steuerung angesiedelte Position der Integrationsbeauftragten. Gleichzeitig befindet sich die Ausländerbehörde im Dezernat II im Fachbereich Bürgerdienste und Ordnung. Sowohl die Stelle der Integrationsbeauftragten als auch der Fachbereich Bürgerdienste und Ordnung werden sich beide nach der Organisationsanpassung im neu zu gründenden Dezernat III wiederfinden.
Die Zuordnungen der anderen Fachbereiche zu den Dezernaten bleibt erhalten. Die Schwerpunkte der Fachbereiche werden teilweise an die aktuellen Zielsetzungen angepasst. Entsprechend wird es Veränderungen bei Zuordnungen der Mitarbeitenden zu Abteilungen bzw. Fachbereichen geben.
Aufgrund der Besonderheiten unserer Stadt unter anderem mit großen Unternehmensbeteiligungen, vielen stadtnahen Vereinen, der kompletten Breite von Bildungseinrichtungen oder überregionalen Kunst- und Kultureinrichtungen fällt es schwer, Schwäbisch Hall mit anderen Kommunen zu vergleichen. Diese Vielfalt sucht Ihresgleichen und erfordert deshalb natürlich auch einen entsprechenden Aufwand im Betrieb und in der Steuerung. Dennoch ist im direkten Vergleich erkennbar, dass Kommunen entsprechender Größe mehrheitlich über drei oder sogar mehr Dezernate verfügen.
Details der geplanten Struktur können Anlage 1 entnommen werden.
Vorteile
Die neue Struktur wird den Bürgerinnen und Bürgern von Schwäbisch Hall folgende Vorteile bieten:
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Mehr Bürgernähe durch klare Zuständigkeiten mit Verteilung der sehr vielseitigen Aufgaben auf drei Dezernate
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Bessere Vernetzung zwischen Verwaltung und Stadtgesellschaft
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Bessere Leistung der Stadtverwaltung durch fachliche Bündelung
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Stärkung Schwerpunkt „Modernisierung“ der Verwaltung durch Fokussierung im Dezernat I
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Stärkung Schwerpunkt "Klimaschutz" durch Fokussierung im Dezernat II
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Stärkung Schwerpunkt "Soziales" durch Konzentration in einem eigenen Dezernat III
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Stabsstellen unterstützen und beschleunigen Abläufe
Auch die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung werden von der neuen Struktur profitieren:
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Mehr Aufmerksamkeit der Dezerneten für die Belange der Mitarbeitenden und kürzere Entscheidungswege
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Entlastung der Mitarbeitenden durch Synergieeffekte und Bürokratieabbau
Durch diese Änderungen erwarten wir eine bessere Mitarbeiterbindung und Attraktivität, was wiederum hilft, die negativen Folgen durch den allgegenwärtigen Fachkräftemangel zumindest abzumildern. Was am Ende mit Blick auf die Erledigung von Aufgaben für die Bürgerinnen und Bürgern auch diesen wieder zugute kommt.
Zeitplan
Phase 1: Diese Phase startet sofort nach Behandlung des Sachverhaltes im Gemeinderat und beinhaltet alle Maßnahmen, die bereits ohne Zustimmung des Gemeinderates und im Rahmen des aktuellen Budgets durchgeführt werden können.
Phase 2: Beginnt nach Genehmigung sowohl der neuen Struktur als auch des Haushaltes 2025 und umfasst alle Maßnahmen, welche die entsprechenden Genehmigungen als Voraussetzung fordern.
Mit Ausblick auf die anstehende Neuwahl des EBM möchten wir an dieser Stelle auf die Notwendigkeit eines aktuellen Stellenprofils hinweisen. Die Bewerber erwarten zurecht ein gewisses Maß an Verlässlichkeit hinsichtlich der Stellen- und Aufgabenbeschreibung. Da der Ausschreibungsprozess in Kürze starten wird, besteht die Notwendigkeit einer zeitnahen Entscheidung.
Voraussichtliche Kosten
Für die Umsetzung der oben genannten Maßnahmen werden folgende Personalkosten (in TEUR pro Jahr) veranschlagt:
|
Maßnahme |
2024 |
2025 |
2026 |
|
Referent EBM EG11 |
27 |
92,7 |
95,4 |
|
BM B3 |
|
103 |
212 |
|
Sekretariat BM EG6 |
|
30,9 |
63,6 |
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Summe |
27 |
226,6 |
371 |
Wir gehen davon aus, die Stelle der Referentin/des Referenten EBM bereits im zweiten Halbjahr 2024 besetzen zu können und setzen für 2024 daher 30% der Kosten an. Alle anderen Stellen werden in den Haushalt 2025 aufgenommen und voraussichtlich bis zum ersten Halbjahr 2025 besetzt werden. Daher werden für 2025 50% der jährlichen Kosten angenommen. Ab 2026 sollen die Stellen dann durchgängig besetzt sein und werden entsprechend kostenwirksam werden. In der Kalkulation sind Tarifsteigerungen von ca. 3% pro Jahr angenommen.
Weitere Erläuterungen und Details erfolgen im Rahmen einer Präsentation.
Eine entsprechende Änderung der Hauptsatzung zum 1.6.2024 wird hiermit förmlich angekündigt.
Anlagen:
Anlage 1: Struktur Stadtverwaltung
Anlage 2: Präsentation zur geplanten Strukturveränderung
Beschlussfassung:
Beschlussantrag:
1. Der Gemeinderat beschließt die Schaffung des neuen Dezernat III. Entsprechende Mittel und Stellen werden im Rahmen des Haushaltes 2025 vorgesehen.
2. Der Gemeinderat ermächtigt den Oberbürgermeister die Stelle des persönlichen Referenten des Ersten Bürgermeisters in 2024 zu besetzen. Die hierfür erforderliche Stelle wird im Stellenplan 2024 zusätzlich bereitgestellt.
3. Es ist perspektivisch angedacht den aktuellen Fachbereich „Frühkindliche Bildung, Schulen und Sport“ in zwei Fachbereiche aufzuteilen, da sich die bereits heute vielfältigen und komplexen Aufgaben in nächster Zukunft noch deutlich erweitern. Ob und wie der Fachbereich aufgeteilt wird, geschieht in enger Abstimmung zwischen der Verwaltung und dem Gemeinderat.
4. Der Gemeinderat nimmt die geplanten Veränderungen der Verwaltungsstruktur zur Kenntnis.
Der Tagesordnungspunkt wird behandelt, eine Abstimmung über die Beschlussanträge erfolgt nicht und ist für die Gemeinderatssitzung am 15.05.2024 vorgesehen.
