§ 176 - Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats der Stadt Schwäbisch Hall; hier: Einberufungsfrist und Ladung in elektronischer Form (öffentlich)
Sachvortrag:
In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Diskussionen über die rechtzeitige Einladung zu den Gemeinderatssitzungen sowie die rechtzeitige Übersendung der entsprechenden Unterlagen. Zudem ist die manchmal notwendige kurzfristige und sichere Zusendung der zum Teil sehr umfangreichen Unterlagen durch die Post relativ teuer. Nachdem die Gemeindeordnung mittlerweile die elektronische Ladungsform zulässt und im Laufe diesen Jahres im Rahmen der geplanten Novellierung der Gemeindeordnung Baden-Württemberg zudem eine verbindlichere Fristenregelung für die Ladung geschaffen werden soll, schlägt die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der städtischen Geschäftsordnung vor. Demnach soll es zukünftig möglich sein, die Einladungen auch in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, zu versenden. Ferner soll eine Regelfrist von mindestens 7 Tagen aufgenommen werden.
Die elektronische Ladung soll i.d.R. in Form von E-Mails erfolgen. Dies setzt voraus, dass sich die einzelnen Gemeinderatsmitglieder vorab widerruflich mit dieser Ladungsform einverstanden erklären. Die Sitzungsunterlagen werden dann ebenfalls mit dieser Mail übersandt, bzw. im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Soweit einzelne Mitglieder des Gemeinderates diese Ladungsform nicht wünschen, werden diesen die Unterlagen weiterhin in Schriftform zur Verfügung gestellt. Sofern Mitglieder des Gemeinderates, die der Ladung in elektronischer Form zugestimmt haben, noch zusätzlich die Übersendung der Unterlagen in schriftlicher Form wünschen, ist dies möglich. Allerdings ist dann für die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung maßgeblich.
Die Verwaltung schlägt deshalb vor, den § 14 Absatz 3 der Geschäftsordnung der Stadt Schwäbisch Hall mit Wirkung zum 1. August 2015 wie folgt zu ändern:
„Die Einberufung erfolgt schriftlich oder in elektronischer Form mit angemessener Frist. Die Mitglieder des Gemeinderates entscheiden sich vorab widerruflich für eine der beiden Varianten. Die Einberufung soll in der Regel mindestens 7 Tage vor dem Sitzungstermin, unter gleichzeitiger Mitteilung der Tagesordnung und der für die Vorbereitung erforderliche Unterlagen erfolgen. Bei elektronischer Ladung kann die Bereitstellung der Unterlagen auch im Rahmen des elektronischen Ratsinformationssystems erfolgen. Wünscht ein Mitglied des Gemeinderates, das an der elektronischen Variante teilnimmt, noch zusätzlich die Übersendung der Informationen in Schriftform, so ist für die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung maßgeblich. In Notfällen kann der Gemeinderat ohne Frist und formlos einberufen werden.“
Oberbürgermeister Pelgrim möchte die Geschäftsordnung des Gemeinderats derart abändern, dass eine elektronische Einladung und Tagesordnung sowie die dazugehörenden Unterlagen im Ratsinfo zur Fristwahrung genügen. Insbesondere im Hinblick darauf, dass nach Änderung der Gemeindeordnung die Ladungsfrist voraussichtlich sieben Tage betragen wird. Ein Versand in Papierform an die Stadträtinnen/ Stadträte - die dies wünschen - soll weiterhin erfolgen. Langfristig sollte geklärt werden, ob nicht generell ein Umstieg auf elektronische Medien vorgenommen sollte.
Stadträtin Rabe und Stadtrat Härtig erkundigen sich nach der praktischen Umsetzung.
Fachbereichsleiter Zentrale Steuerung Hauck erklärt, dass die Einladung und Tagesordnung über E-Mail erfolgen, die Sitzungsvorlagen selbst sollen - wie bisher - im Ratsinfo abrufbar sein.
Oberbürgermeister Pelgrim verspricht sich hierdurch eine frühzeitigere Information des Gemeinderats, da der Postweg nicht mehr maßgeblich ist. Darüber hinaus ist auf diesem Wege eine Fristwahrung sichergestellt.
Stadtrat Nestl regt an, generell auf elektronische Unterlagen über i-pads umzustellen.
Auch Stadtrat Waller ist aufgrund der besseren Lesbarkeit der Pläne für elektronische Sitzungsunterlagen.
Stadträtin Härterich sieht den Vorteil, auch außerhalb von Schwäbisch Hall auf Sitzungsunterlagen zugreifen zu können.
Stadtrat Härtig mahnt den Passwortschutz an.
Fachbereichsleiter Hauptverwaltung Wunderlich weist darauf hin, dass jedes Mitglied des Gemeinderats verpflichtet ist, sein Passwort regelmäßig zu ändern.
Beschluss
- Empfehlung an den Gemeinderat -
Der Gemeinderat stimmt der oben vorgeschlagenen Änderung des § 14 Abs. 3 der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Schwäbisch Hall zu.
(einstimmig - 16 -)
