§ 44 - Ersatzbeschaffung eines Kommunalfahrzeugs für den Werkhof, Abteilung Friedhof (öffentlich)
Sachvortrag:
Das vorhandene Friedhofsfahrzeug Bokimobil HY 1300 ist Baujahr 1992 und hat eine tatsächliche Laufleistung von ca. 9.300 Stunden. Durch diesen sehr langen Einsatz und die hohe Anzahl der Betriebsstunden weist es starke Verschleißerscheinungen auf. Es müssten dringend umfangreiche Reparaturen durchgeführt werden:
- Hinterachse,
- Hydraulikpumpe,
- Fahrpumpe und Fahrmotor sowie
- Zylinderkopfdichtung am Dieselmotor erneuern
- Lüfterbefestigung am Zylinderkopf instandsetzen, ggf. Zylinderkopf erneuern
- Bremse vorne instandsetzen
- Ventilblock Pumpe I und II abdichten
- Fahrerkabine instandsetzen sowie weitere Instandsetzungs- und Abdichtungsarbeiten
Der Werkhof ließ einen Gesamtkostenvoranschlag durch Bieter A (Werksmonteur) erstellen, der bei den jetzt sofort nötigen Reparaturen mit einer Summe von 25.928,12 € abschließt. Dies ist aus Sicht des Werkhofes in Anbetracht des hohen Alters und der großen Laufleistung unwirtschaftlich.
Die Vergabeunterlagen wurden in Zusammenarbeit mit dem FB Revision erstellt. Über die Zentrale Vergabestelle sind die Leistungen öffentlich ausgeschrieben worden. Sie umfassen die Lose 1 (Lieferung Kommunalfahrzeug für den Friedhof) und Los 2 (Verkauf des vorhandenen Boki HY 1300).
Die Submission fand am 19.01.2009 statt. Es wurden zwei Angebote abgegeben:
| 1. |
Bieter A |
81.181,80 € (79.558,16 €) 2.142,80 € |
- 2 % Skonto |
| 2. |
Bieter B Los 1 Beschaffung Neufahrzeug Los 2 Altfahrzeug |
74.375,00 € 1.000,00 € |
|
Am 22.01.2009 wurde ein Vermerk zum Vergabeverfahren „Beschaffung eines Kommunalfahrzeugs“ durchgeführt und schriftlich festgehalten.
Bei der Prüfung sind alle Angebote gegenübergestellt und folgende Einzelheiten geprüft worden:
Alle technischen Vergabe-Vorgaben sind durch Bieter A erfüllt. Bieter B hat diese jedoch in keinem geprüften Punkt erfüllt.
Formale Vergabe-Vorgaben sind durch Bieter A in 6 von 8 Punkten in Ordnung, bei Bieter B aber in keiner der 8 Vorgaben.
Da diese Vertragsbestandteil waren und mit Abgabe des Angebotes zwingend mitgeliefert werden mussten, hat somit kein Bieter alle geforderten Unterlagen abgegeben. Deshalb gab es kein vollständig gültiges Angebot und das Angebotsverfahren wurde aufgehoben.
Die formalen und technischen Vorgaben in den Vergabeunterlagen dienen der Vergleichbarkeit der Angebote. Erfüllen diese nicht die formalen und technischen Vorgaben, so ist der Preis der Angebote nicht vergleichbar.
Von Werkhof und Fachbereich Revision wurde beiden Firmen mitgeteilt, dass das Vergabeverfahren aufgehoben und eine freihändige Vergabe geplant ist.
Die Bieter sind gebeten worden, die im Aktenvermerk des Eigenbetrieb Werkhof genannten offenen formalen und technischen Hauptmerkmale zu klären und entsprechende Nachweise zu liefern.
Bieter B hat sich nicht gemeldet und die entsprechenden Nachweise nicht geliefert. Er gab auch kein Angebot für ein Alternativmodell ab.
Bieter A hat die fehlenden Nachweise komplett geliefert und somit alle formalen Prüfungspunkte erfüllt sowie ein neues Angebot abgegeben, das mit 78.956,50 € abzügl. 2 % Skonto abschließt, somit ergibt sich eine Bruttosumme von 77.377,37 €.
Als weitere Einsparmaßnahme wurde beschlossen, auf eine Klimaanlage zu verzichten, so dass sich ein zu zahlender Endpreis (Skonto bereits berücksichtigt) von 73.837,95 € ergibt und das Altfahrzeug noch für 2.142,80 € in Zahlung genommen wird.
Die Vergabeunterlagen wurden vor dem Verfahren geprüft. Der FB Revision hat darauf geachtet, dass einheitliche technische Standards berücksichtigt und produktneutral ausgeschrieben wurden. Die vergaberechtlichen Gesichtspunkte sind ebenfalls beachtet. Vom FB wurde das weitere Vergabeverfahren begleitet, die Anregungen aufgegriffen und umgesetzt. Nach Prüfung der Unterlagen und der Umsetzung der Hinweise nimmt der FB Revision den o. g. Vergabevorschlag zustimmend zur Kenntnis.
Beschluss:
Los 1 - Lieferung des Bokimobil Kommunalfahrzeug HY1251 zum Angebotspreis von 73.837,95 € sowie Los 2 - Altfahrzeug im Wert von 2.142,80 € werden einstimmig - 17 - an Bieter A vergeben.
