§ 31 - Vorstellung des Ratsinformationssystems (öffentlich)
Sachvortrag:
Der Gemeinderat hat für das Haushaltsjahr 2001 Gelder zur Installation eines Ratsinformationssystems eingestellt. Nachdem mehrere Anfragen bezüglich der Installation des Systems CUPARLA nicht beantwortet wurden und die am Markt befindlichen Systeme für unsere Stadtgröße aus Sicht des Haupt- und Personalamtes nicht geeignet bzw. zu teuer waren, hat sich Herr Bräuner von der städtischen EDV-Abeilung bereiterklärt, selbst ein spezielles Ratsinformationssystem für die Bedürfnisse der Stadt Schwäbisch Hall zu entwickeln und zu programmieren. Nach Fertigstellung im Oktober 2001 mussten noch die Protokolle der Ausschuss- und Gemeinderatssitzungen des gesamten Jahres 2001 in das System eingestellt und mit Schlagworten versehen werden, so dass es jetzt zum 27. Februar 2002 in Betrieb genommen werden kann.
Der Zugang erfolgt im städtischen Internetauftritt unter dem Titel „Informationsstadt“. Das System enthält zunächst sämtliche öffentliche Protokolle der Gemeinderats- und Ausschusssitzungen ab 2001 sowie die Einladungen zu den demnächst anstehenden Sitzungen. Ferner kann über ein Indexverzeichnis und eine Suchfunktion nach bestimmten bzw. verknüpften Begriffen innerhalb des System recherchiert werden. Die Ratsmitglieder können nach Anmeldung in einem verschlüsselten Bereich auch die Protokolle und Einladungen der nichtöffentlichen Sitzungen einsehen und entsprechende Recherchen durchführen.
Da es sich um ein selbstentwickeltes System handelt, dass sich erst seit einigen Wochen in der Testphase befindet, dürften sich in der Praxis sicherlich noch einige Probleme bzw. Änderungswünsche ergeben. Allerdings ist es auf Grund der Eigenentwicklung auch äußerst lern- und entwicklungsfähig, so dass die Verwaltung versuchen wird, die gewünschten Änderungen und Anregungen aufzunehmen und in das System einzubauen. Die Mitglieder des Gemeinderats werden deshalb gebeten, ihre Anregungen und Wünsche dem Haupt- und Personalamt mitzuteilen, so dass das Ratsinformationssystem optimiert werden kann.
Sofern gewünscht, wären die städtischen EDV-Mitarbeiter auch bereit, einen entsprechenden Workshop mit den interessierten Ratsmitgliedern durchzuführen.
Ebenfalls ab 27. Februar 2002 werden die wichtigsten Formulare aus den verschiedenen Verwaltungsbereichen für den städtischen Internetauftritt Online bereitgestellt. Die gewünschten Vordrucke können unter dem Stichwort „Service“ aufgerufen werden. Es erscheinen dann die verschiedenen Kategorien (z. B. Standesamt, An-, Ab- und Ummeldung, Baurecht ...). Wird die entsprechende Kategorie geöffnet, erscheint zunächst ein Hinweis, wie mit dem Formular zu verfahren bzw. was zur Anmeldung etc. mitzubringen ist sowie der „Link“ zum Aufruf des entsprechenden Vordrucks.
Bezüglich der Formulare bedient sich die Stadtverwaltung des zentralen Formularservers für die Kommunen in Baden-Württemberg, der vom Rechenzentrum Südlicher Oberrhein in Freiburg betreut wird. Informationen hierzu können auch unter der Internetadresse http://www.virtuelles-rathaus.de eingeholt werden.
Leider ist derzeit eine medienbruchfreie Onlinebearbeitung der Anträge noch nicht möglich. Zwar sind die rechtlichen Voraussetzungen mit Einführung der digitalen Signatur geschaffen, doch bereitet die tatsächlich Umsetzung noch enorme technische Schwierigkeiten. Sobald jedoch die technischen Voraussetzungen für den tatsächlichen Einsatz der digitalen Signatur und somit der Onlinebearbeitung von Formularen gegeben sind, soll dieses bei der Stadtverwaltung Schwäbisch Hall auch umgesetzt werden. Zunächst haben die Bürger und Bürgerinnen jedoch die Möglichkeit, die entsprechenden Formulare via Internet abzurufen, diese an ihrem PC auszufüllen, auszudrucken und dann handschriftlich unterschrieben im zuständigen Amt abzugeben.
Die Einstellung der Formulare erfolgt, wie auch beim Internetauftritt der Stadt im Wege des Redaktionssystems, d. h. die jeweiligen Ämter stellen eigenverantwortlich die vom Rechenzentrum zur Verfügung gestellten Vordrucke ins Internet ein. Das System befindet sich noch im Aufbau, so dass die Anzahl der Formulare und die vorangestellten Zusatzinformationen im Laufe der nächsten Wochen noch erweitert werden.
Herr Bräuner erläutert das System an praktischen Beispielen, die über einen Laptop auf die Leinwand projiziert werden.
Es findet eine kurze Aussprache zu dem Thema mit verschiedenen Fragen dazu statt, wobei die Mitglieder des Gemeinderats die Verwaltung - insbesondere die EDV-Abteilung - für ihre Arbeit im Zusammenhang mit dem Ratsinformationssystem loben.
In der weiteren Diskussion geht es um das Verhältnis von Kosten und Nutzen, um die Probleme mit öffentlichen und nichtöffentlichen Einladungen bzw. Protokollen, die Benutzer-Codes und Passworte sowie die späteren Möglichkeiten etc.
