§ 195 - Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats der Stadt Schwäbisch Hall; hier: Einberufungsfrist und Ladung in elektronischer Form (öffentlich)

Aus Ratsinformationssytem Schwäbisch Hall
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Sachvortrag:

In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Diskussionen über die rechtzeitige Einladung zu den Gemeinderatssitzungen sowie die rechtzeitige Übersendung der entsprechenden Unterlagen. Zudem ist die manchmal notwendige kurzfristige und sichere Zusendung der zum Teil sehr umfangreichen Unterlagen durch die Post relativ teuer. Nachdem die Gemeindeordnung mittlerweile die elektronische Ladungsform zulässt und im Laufe diesen Jahres im Rahmen der geplanten Novellierung der Gemeindeordnung Baden-Württemberg zudem eine verbindlichere Fristenregelung für die Ladung geschaffen werden soll, schlägt die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der städtischen Geschäftsordnung vor. Demnach soll es zukünftig möglich sein, die Einladungen auch in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, zu versenden. Ferner soll eine Regelfrist von mindestens 7 Tagen aufgenommen werden.

Die elektronische Ladung soll i.d.R. in Form von E-Mails erfolgen. Dies setzt voraus, dass sich die einzelnen Gemeinderatsmitglieder vorab widerruflich mit dieser Ladungsform einverstanden erklären. Die Sitzungsunterlagen werden dann ebenfalls mit dieser Mail übersandt, bzw. im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Soweit einzelne Mitglieder des Gemeinderates diese Ladungsform nicht wünschen, werden diesen die Unterlagen weiterhin in Schriftform zur Verfügung gestellt. Sofern Mitglieder des Gemeinderates, die der Ladung in elektronischer Form zugestimmt haben, noch zusätzlich die Übersendung der Unterlagen in schriftlicher Form wünschen, ist dies möglich. Allerdings ist dann für die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung maßgeblich.

Die Verwaltung schlägt deshalb vor, den § 14 Absatz 3 der Geschäftsordnung der Stadt Schwäbisch Hall mit Wirkung zum 1. August 2015 wie folgt zu ändern:

Die Einberufung erfolgt schriftlich oder in elektronischer Form mit angemessener Frist. Die Mitglieder des Gemeinderates entscheiden sich vorab widerruflich für eine der beiden Varianten. Die Einberufung soll in der Regel mindestens 7 Tage vor dem Sitzungstermin, unter gleichzeitiger Mitteilung der Tagesordnung und der für die Vorbereitung erforderliche Unterlagen erfolgen. Bei elektronischer Ladung kann die Bereitstellung der Unterlagen auch im Rahmen des elektronischen Ratsinformationssystems erfolgen. Wünscht ein Mitglied des Gemeinderates, das an der elektronischen Variante teilnimmt, noch zusätzlich die Übersendung der Informationen in Schriftform, so ist für die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung maßgeblich. In Notfällen kann der Gemeinderat ohne Frist und formlos einberufen werden.“

 

Oberbürgermeister Pelgrim teilt mit, dass die Verwaltung beabsichtigt die Einberufung und Ladung künftig elektronisch mitzuteilen. Die schriftlichen Unterlagen sollen dennoch zusätzlich versandt werden. Bezüglich der Einberufungsfrist gilt diese bei Erhalt der elektronischen Version als erfüllt.

Stadtrat Dr. Graf von Westerholt stimmt zu.

Stadtrat Nestl hält das Vorhalten von elektronischen und das Übersenden von schriftlichen Unterlagen für überflüssig. Er plädiert dafür, Einberufung, Ladung und Unterlagen digital vorzunehmen.

Stadträtin Herrmann widerspricht: Sie möchte keine voll digitale Lösung. Sie schlägt individuelle Lösungen für jedes Mitglied des Gemeinderats vor. Zusätzlich regt sie an, Tagesordnung und Sitzungsvorlagen sofort nach der Benachrichtigung-E-Mail auch der Öffentlichkeit zugängig zu machen.

Oberbürgermeister Pelgrim sieht hierin das Problem, dass Mitglieder des Gemeinderats, die nur über den schriftlichen Versand der Unterlagen informiert werden wollen, im Nachteil sind.

Stadträtin Koch spricht sich für eine umfassende digitale Lösung aus (vgl. StR Nestl). Sie regt an, den Mitgliedern des Gemeinderats auch die nötige Hardware (i-pads) zur Verfügung zu stellen.

Oberbürgermeister Pelgrim schließt die Diskussion mit dem Hinweis, dass die Verwaltung unter den Mitgliedern des Gemeinderats eine Umfrage bezüglich des künftigen Versandwunsches (schriftlich oder/und digital) durchführen wird. Sollte sich eine Vielzahl von Stadträtinnen/Stadträte für eine komplette digitale Lösung aussprechen ist klar, dass sowohl das WLAN-Netz der Blendstatthalle verstärkt werden muss als auch den Mitgliedern des Gemeinderats i-pads zur Verfügung gestellt werden müssen.

Beschluss:

Der Gemeinderat stimmt der oben vorgeschlagenen Änderung des § 14 Abs. 3 der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Schwäbisch Hall zu.
(33 Ja-Stimmen, 1 Enthaltung)

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