8132098/meetingminutes/8132425/paragraph

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In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Diskussionen &uuml;ber die rechtzeitige Einladung zu den Gemeinderatssitzungen sowie die rechtzeitige &Uuml;bersendung der entsprechenden Unterlagen. Zudem ist die manchmal notwendige kurzfristige und sichere Zusendung der zum Teil sehr umfangreichen Unterlagen durch die Post relativ teuer. Nachdem die Gemeindeordnung mittlerweile die elektronische Ladungsform zul&auml;sst und im Laufe diesen Jahres im Rahmen der geplanten Novellierung der Gemeindeordnung Baden-W&uuml;rttemberg zudem eine verbindlichere Fristenregelung f&uuml;r die Ladung geschaffen werden soll, schl&auml;gt die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der st&auml;dtischen Gesch&auml;ftsordnung vor. Demnach soll es zuk&uuml;nftig m&ouml;glich sein, die Einladungen auch in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, zu versenden. Ferner soll eine Regelfrist von mindestens 7 Tagen aufgenommen werden.</p>
 
In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Diskussionen &uuml;ber die rechtzeitige Einladung zu den Gemeinderatssitzungen sowie die rechtzeitige &Uuml;bersendung der entsprechenden Unterlagen. Zudem ist die manchmal notwendige kurzfristige und sichere Zusendung der zum Teil sehr umfangreichen Unterlagen durch die Post relativ teuer. Nachdem die Gemeindeordnung mittlerweile die elektronische Ladungsform zul&auml;sst und im Laufe diesen Jahres im Rahmen der geplanten Novellierung der Gemeindeordnung Baden-W&uuml;rttemberg zudem eine verbindlichere Fristenregelung f&uuml;r die Ladung geschaffen werden soll, schl&auml;gt die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der st&auml;dtischen Gesch&auml;ftsordnung vor. Demnach soll es zuk&uuml;nftig m&ouml;glich sein, die Einladungen auch in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, zu versenden. Ferner soll eine Regelfrist von mindestens 7 Tagen aufgenommen werden.</p>
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Die elektronische Ladung soll i.d.R. in Form von E-Mails erfolgen. Dies setzt voraus, dass sich die einzelnen Gemeinderatsmitglieder vorab widerruflich mit dieser Ladungsform einverstanden erkl&auml;ren. Die Sitzungsunterlagen werden dann ebenfalls mit dieser Mail &uuml;bersandt, bzw. im Ratsinformationssystem zur Verf&uuml;gung gestellt. Soweit einzelne Mitglieder des Gemeinderates diese Ladungsform nicht w&uuml;nschen, werden diesen die Unterlagen weiterhin in Schriftform zur Verf&uuml;gung gestellt. Sofern Mitglieder des Gemeinderates, die der Ladung in elektronischer Form zugestimmt haben, noch zus&auml;tzlich die &Uuml;bersendung der Unterlagen in schriftlicher Form w&uuml;nschen, ist dies m&ouml;glich. Allerdings ist dann f&uuml;r die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung ma&szlig;geblich.</p>
 
Die elektronische Ladung soll i.d.R. in Form von E-Mails erfolgen. Dies setzt voraus, dass sich die einzelnen Gemeinderatsmitglieder vorab widerruflich mit dieser Ladungsform einverstanden erkl&auml;ren. Die Sitzungsunterlagen werden dann ebenfalls mit dieser Mail &uuml;bersandt, bzw. im Ratsinformationssystem zur Verf&uuml;gung gestellt. Soweit einzelne Mitglieder des Gemeinderates diese Ladungsform nicht w&uuml;nschen, werden diesen die Unterlagen weiterhin in Schriftform zur Verf&uuml;gung gestellt. Sofern Mitglieder des Gemeinderates, die der Ladung in elektronischer Form zugestimmt haben, noch zus&auml;tzlich die &Uuml;bersendung der Unterlagen in schriftlicher Form w&uuml;nschen, ist dies m&ouml;glich. Allerdings ist dann f&uuml;r die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung ma&szlig;geblich.</p>
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Die Verwaltung schl&auml;gt deshalb vor, den &sect; 14 Absatz 3 der Gesch&auml;ftsordnung der Stadt Schw&auml;bisch Hall mit Wirkung zum 1. August 2015 wie folgt zu &auml;ndern:</p>
 
Die Verwaltung schl&auml;gt deshalb vor, den &sect; 14 Absatz 3 der Gesch&auml;ftsordnung der Stadt Schw&auml;bisch Hall mit Wirkung zum 1. August 2015 wie folgt zu &auml;ndern:</p>
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Die Einberufung erfolgt schriftlich oder in elektronischer Form mit angemessener Frist. Die Mitglieder des Gemeinderates entscheiden sich vorab widerruflich f&uuml;r eine der beiden Varianten. Die Einberufung soll in der Regel mindestens 7 Tage vor dem Sitzungstermin, unter gleichzeitiger Mitteilung der Tagesordnung und der f&uuml;r die Vorbereitung erforderliche Unterlagen erfolgen. Bei elektronischer Ladung kann die Bereitstellung der Unterlagen auch im Rahmen des elektronischen Ratsinformationssystems erfolgen. W&uuml;nscht ein Mitglied des Gemeinderates, das an der elektronischen Variante teilnimmt, noch zus&auml;tzlich die &Uuml;bersendung der Informationen in Schriftform, so ist f&uuml;r die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung ma&szlig;geblich. In Notf&auml;llen kann der Gemeinderat ohne Frist und formlos einberufen werden.<br />
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&bdquo;<em>Die Einberufung erfolgt schriftlich oder in elektronischer Form mit angemessener Frist. Die Mitglieder des Gemeinderates entscheiden sich vorab widerruflich f&uuml;r eine der beiden Varianten. Die Einberufung soll in der Regel mindestens 7 Tage vor dem Sitzungstermin, unter gleichzeitiger Mitteilung der Tagesordnung und der f&uuml;r die Vorbereitung erforderliche Unterlagen erfolgen. Bei elektronischer Ladung kann die Bereitstellung der Unterlagen auch im Rahmen des elektronischen Ratsinformationssystems erfolgen. W&uuml;nscht ein Mitglied des Gemeinderates, das an der elektronischen Variante teilnimmt, noch zus&auml;tzlich die &Uuml;bersendung der Informationen in Schriftform, so ist f&uuml;r die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung ma&szlig;geblich. In Notf&auml;llen kann der Gemeinderat ohne Frist und formlos einberufen werden.&ldquo;</em></p>
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<u>Oberb&uuml;rgermeister Pelgrim</u> teilt mit, dass die Verwaltung beabsichtigt die Einberufung und Ladung k&uuml;nftig elektronisch mitzuteilen. Die schriftlichen Unterlagen sollen dennoch zus&auml;tzlich versandt werden. Bez&uuml;glich der Einberufungsfrist gilt diese bei Erhalt der elektronischen Version als erf&uuml;llt.</p>
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<u>Stadtrat Dr. Graf von Westerholt</u> stimmt zu.</p>
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<u>Stadtrat Nestl</u> h&auml;lt das Vorhalten von elektronischen <strong>und</strong> das &Uuml;bersenden von schriftlichen Unterlagen f&uuml;r &uuml;berfl&uuml;ssig. Er pl&auml;diert daf&uuml;r, Einberufung, Ladung <strong>und</strong> Unterlagen digital vorzunehmen.</p>
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<u>Stadtr&auml;tin Herrmann</u> widerspricht: Sie m&ouml;chte keine voll digitale L&ouml;sung. Sie schl&auml;gt individuelle L&ouml;sungen f&uuml;r jedes Mitglied des Gemeinderats vor. Zus&auml;tzlich regt sie an, Tagesordnung und Sitzungsvorlagen sofort nach der Benachrichtigung-E-Mail auch der &Ouml;ffentlichkeit zug&auml;ngig zu machen.</p>
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<u>Oberb&uuml;rgermeister Pelgrim</u> sieht hierin das Problem, dass Mitglieder des Gemeinderats, die nur &uuml;ber den schriftlichen Versand der Unterlagen informiert werden wollen, im Nachteil sind.</p>
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<u>Stadtr&auml;tin Koch</u> spricht sich f&uuml;r eine umfassende digitale L&ouml;sung aus (vgl. StR Nestl). Sie regt an, den Mitgliedern des Gemeinderats auch die n&ouml;tige Hardware (i-pads) zur Verf&uuml;gung zu stellen.</p>
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<u>Oberb&uuml;rgermeister Pelgrim</u> schlie&szlig;t die Diskussion mit dem Hinweis, dass die Verwaltung unter den Mitgliedern des Gemeinderats eine Umfrage bez&uuml;glich des k&uuml;nftigen Versandwunsches (schriftlich oder/und digital) durchf&uuml;hren wird. Sollte sich eine Vielzahl von Stadtr&auml;tinnen/Stadtr&auml;te f&uuml;r eine komplette digitale L&ouml;sung aussprechen ist klar, dass sowohl das WLAN-Netz der Blendstatthalle verst&auml;rkt werden muss als auch den Mitgliedern des Gemeinderats i-pads zur Verf&uuml;gung gestellt werden m&uuml;ssen.</p>
 
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Der Gemeinderat stimmt der oben vorgeschlagenen &Auml;nderung des &sect; 14 Abs. 3 der Gesch&auml;ftsordnung des Gemeinderates der Stadt Schw&auml;bisch Hall zu.</p>
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Der Gemeinderat stimmt der oben vorgeschlagenen &Auml;nderung des &sect; 14 Abs. 3 der Gesch&auml;ftsordnung des Gemeinderates der Stadt Schw&auml;bisch Hall zu.<br />
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Aktuelle Version vom 1. Oktober 2015, 09:56 Uhr

Sachvortrag:

In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Diskussionen über die rechtzeitige Einladung zu den Gemeinderatssitzungen sowie die rechtzeitige Übersendung der entsprechenden Unterlagen. Zudem ist die manchmal notwendige kurzfristige und sichere Zusendung der zum Teil sehr umfangreichen Unterlagen durch die Post relativ teuer. Nachdem die Gemeindeordnung mittlerweile die elektronische Ladungsform zulässt und im Laufe diesen Jahres im Rahmen der geplanten Novellierung der Gemeindeordnung Baden-Württemberg zudem eine verbindlichere Fristenregelung für die Ladung geschaffen werden soll, schlägt die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der städtischen Geschäftsordnung vor. Demnach soll es zukünftig möglich sein, die Einladungen auch in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, zu versenden. Ferner soll eine Regelfrist von mindestens 7 Tagen aufgenommen werden.

Die elektronische Ladung soll i.d.R. in Form von E-Mails erfolgen. Dies setzt voraus, dass sich die einzelnen Gemeinderatsmitglieder vorab widerruflich mit dieser Ladungsform einverstanden erklären. Die Sitzungsunterlagen werden dann ebenfalls mit dieser Mail übersandt, bzw. im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Soweit einzelne Mitglieder des Gemeinderates diese Ladungsform nicht wünschen, werden diesen die Unterlagen weiterhin in Schriftform zur Verfügung gestellt. Sofern Mitglieder des Gemeinderates, die der Ladung in elektronischer Form zugestimmt haben, noch zusätzlich die Übersendung der Unterlagen in schriftlicher Form wünschen, ist dies möglich. Allerdings ist dann für die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung maßgeblich.

Die Verwaltung schlägt deshalb vor, den § 14 Absatz 3 der Geschäftsordnung der Stadt Schwäbisch Hall mit Wirkung zum 1. August 2015 wie folgt zu ändern:

Die Einberufung erfolgt schriftlich oder in elektronischer Form mit angemessener Frist. Die Mitglieder des Gemeinderates entscheiden sich vorab widerruflich für eine der beiden Varianten. Die Einberufung soll in der Regel mindestens 7 Tage vor dem Sitzungstermin, unter gleichzeitiger Mitteilung der Tagesordnung und der für die Vorbereitung erforderliche Unterlagen erfolgen. Bei elektronischer Ladung kann die Bereitstellung der Unterlagen auch im Rahmen des elektronischen Ratsinformationssystems erfolgen. Wünscht ein Mitglied des Gemeinderates, das an der elektronischen Variante teilnimmt, noch zusätzlich die Übersendung der Informationen in Schriftform, so ist für die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung maßgeblich. In Notfällen kann der Gemeinderat ohne Frist und formlos einberufen werden.“

 

Oberbürgermeister Pelgrim teilt mit, dass die Verwaltung beabsichtigt die Einberufung und Ladung künftig elektronisch mitzuteilen. Die schriftlichen Unterlagen sollen dennoch zusätzlich versandt werden. Bezüglich der Einberufungsfrist gilt diese bei Erhalt der elektronischen Version als erfüllt.

Stadtrat Dr. Graf von Westerholt stimmt zu.

Stadtrat Nestl hält das Vorhalten von elektronischen und das Übersenden von schriftlichen Unterlagen für überflüssig. Er plädiert dafür, Einberufung, Ladung und Unterlagen digital vorzunehmen.

Stadträtin Herrmann widerspricht: Sie möchte keine voll digitale Lösung. Sie schlägt individuelle Lösungen für jedes Mitglied des Gemeinderats vor. Zusätzlich regt sie an, Tagesordnung und Sitzungsvorlagen sofort nach der Benachrichtigung-E-Mail auch der Öffentlichkeit zugängig zu machen.

Oberbürgermeister Pelgrim sieht hierin das Problem, dass Mitglieder des Gemeinderats, die nur über den schriftlichen Versand der Unterlagen informiert werden wollen, im Nachteil sind.

Stadträtin Koch spricht sich für eine umfassende digitale Lösung aus (vgl. StR Nestl). Sie regt an, den Mitgliedern des Gemeinderats auch die nötige Hardware (i-pads) zur Verfügung zu stellen.

Oberbürgermeister Pelgrim schließt die Diskussion mit dem Hinweis, dass die Verwaltung unter den Mitgliedern des Gemeinderats eine Umfrage bezüglich des künftigen Versandwunsches (schriftlich oder/und digital) durchführen wird. Sollte sich eine Vielzahl von Stadträtinnen/Stadträte für eine komplette digitale Lösung aussprechen ist klar, dass sowohl das WLAN-Netz der Blendstatthalle verstärkt werden muss als auch den Mitgliedern des Gemeinderats i-pads zur Verfügung gestellt werden müssen.

Beschluss:

Der Gemeinderat stimmt der oben vorgeschlagenen Änderung des § 14 Abs. 3 der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Schwäbisch Hall zu.
(33 Ja-Stimmen, 1 Enthaltung)

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