6902095/meetingminutes/7980087/paragraph

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In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Diskussionen &uuml;ber die rechtzeitige Einladung zu den Gemeinderatssitzungen sowie die rechtzeitige &Uuml;bersendung der entsprechenden Unterlagen. Zudem ist die manchmal notwendige kurzfristige und sichere Zusendung der zum Teil sehr umfangreichen Unterlagen durch die Post relativ teuer. Nachdem die Gemeindeordnung mittlerweile die elektronische Ladungsform zul&auml;sst und im Laufe diesen Jahres im Rahmen der geplanten Novellierung der Gemeindeordnung Baden-W&uuml;rttemberg zudem eine verbindlichere Fristenregelung f&uuml;r die Ladung geschaffen werden soll, schl&auml;gt die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der st&auml;dtischen Gesch&auml;ftsordnung vor. Demnach soll es zuk&uuml;nftig m&ouml;glich sein, die Einladungen auch in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, zu versenden. Ferner soll eine Regelfrist von mindestens 7 Tagen aufgenommen werden.</p>
 
In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Diskussionen &uuml;ber die rechtzeitige Einladung zu den Gemeinderatssitzungen sowie die rechtzeitige &Uuml;bersendung der entsprechenden Unterlagen. Zudem ist die manchmal notwendige kurzfristige und sichere Zusendung der zum Teil sehr umfangreichen Unterlagen durch die Post relativ teuer. Nachdem die Gemeindeordnung mittlerweile die elektronische Ladungsform zul&auml;sst und im Laufe diesen Jahres im Rahmen der geplanten Novellierung der Gemeindeordnung Baden-W&uuml;rttemberg zudem eine verbindlichere Fristenregelung f&uuml;r die Ladung geschaffen werden soll, schl&auml;gt die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der st&auml;dtischen Gesch&auml;ftsordnung vor. Demnach soll es zuk&uuml;nftig m&ouml;glich sein, die Einladungen auch in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, zu versenden. Ferner soll eine Regelfrist von mindestens 7 Tagen aufgenommen werden.</p>
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Die elektronische Ladung soll i.d.R. in Form von E-Mails erfolgen. Dies setzt voraus, dass sich die einzelnen Gemeinderatsmitglieder vorab widerruflich mit dieser Ladungsform einverstanden erkl&auml;ren. Die Sitzungsunterlagen werden dann ebenfalls mit dieser Mail &uuml;bersandt, bzw. im Ratsinformationssystem zur Verf&uuml;gung gestellt. Soweit einzelne Mitglieder des Gemeinderates diese Ladungsform nicht w&uuml;nschen, werden diesen die Unterlagen weiterhin in Schriftform zur Verf&uuml;gung gestellt. Sofern Mitglieder des Gemeinderates, die der Ladung in elektronischer Form zugestimmt haben, noch zus&auml;tzlich die &Uuml;bersendung der Unterlagen in schriftlicher Form w&uuml;nschen, ist dies m&ouml;glich. Allerdings ist dann f&uuml;r die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung ma&szlig;geblich.</p>
 
Die elektronische Ladung soll i.d.R. in Form von E-Mails erfolgen. Dies setzt voraus, dass sich die einzelnen Gemeinderatsmitglieder vorab widerruflich mit dieser Ladungsform einverstanden erkl&auml;ren. Die Sitzungsunterlagen werden dann ebenfalls mit dieser Mail &uuml;bersandt, bzw. im Ratsinformationssystem zur Verf&uuml;gung gestellt. Soweit einzelne Mitglieder des Gemeinderates diese Ladungsform nicht w&uuml;nschen, werden diesen die Unterlagen weiterhin in Schriftform zur Verf&uuml;gung gestellt. Sofern Mitglieder des Gemeinderates, die der Ladung in elektronischer Form zugestimmt haben, noch zus&auml;tzlich die &Uuml;bersendung der Unterlagen in schriftlicher Form w&uuml;nschen, ist dies m&ouml;glich. Allerdings ist dann f&uuml;r die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung ma&szlig;geblich.</p>
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Die Verwaltung schl&auml;gt deshalb vor, den &sect; 14 Absatz 3 der Gesch&auml;ftsordnung der Stadt Schw&auml;bisch Hall mit Wirkung zum 1. August 2015 wie folgt zu &auml;ndern:</p>
 
Die Verwaltung schl&auml;gt deshalb vor, den &sect; 14 Absatz 3 der Gesch&auml;ftsordnung der Stadt Schw&auml;bisch Hall mit Wirkung zum 1. August 2015 wie folgt zu &auml;ndern:</p>
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Die Einberufung erfolgt schriftlich oder in elektronischer Form mit angemessener Frist. Die Mitglieder des Gemeinderates entscheiden sich vorab widerruflich f&uuml;r eine der beiden Varianten. Die Einberufung soll in der Regel mindestens 7 Tage vor dem Sitzungstermin, unter gleichzeitiger Mitteilung der Tagesordnung und der f&uuml;r die Vorbereitung erforderliche Unterlagen erfolgen. Bei elektronischer Ladung kann die Bereitstellung der Unterlagen auch im Rahmen des elektronischen Ratsinformationssystems erfolgen. W&uuml;nscht ein Mitglied des Gemeinderates, das an der elektronischen Variante teilnimmt, noch zus&auml;tzlich die &Uuml;bersendung der Informationen in Schriftform, so ist f&uuml;r die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung ma&szlig;geblich. In Notf&auml;llen kann der Gemeinderat ohne Frist und formlos einberufen werden.<br />
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&bdquo;<em>Die Einberufung erfolgt schriftlich oder in elektronischer Form mit angemessener Frist. Die Mitglieder des Gemeinderates entscheiden sich vorab widerruflich f&uuml;r eine der beiden Varianten. Die Einberufung soll in der Regel mindestens 7 Tage vor dem Sitzungstermin, unter gleichzeitiger Mitteilung der Tagesordnung und der f&uuml;r die Vorbereitung erforderliche Unterlagen erfolgen. Bei elektronischer Ladung kann die Bereitstellung der Unterlagen auch im Rahmen des elektronischen Ratsinformationssystems erfolgen. W&uuml;nscht ein Mitglied des Gemeinderates, das an der elektronischen Variante teilnimmt, noch zus&auml;tzlich die &Uuml;bersendung der Informationen in Schriftform, so ist f&uuml;r die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung ma&szlig;geblich. In Notf&auml;llen kann der Gemeinderat ohne Frist und formlos einberufen werden.&ldquo;</em></p>
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Der Gemeinderat stimmt der oben vorgeschlagenen &Auml;nderung des &sect; 14 Abs. 3 der Gesch&auml;ftsordnung des Gemeinderates der Stadt Schw&auml;bisch Hall zu.</p>
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<u>Oberb&uuml;rgermeister Pelgrim</u> m&ouml;chte die Gesch&auml;ftsordnung des Gemeinderats derart ab&auml;ndern, dass eine elektronische Einladung und Tagesordnung sowie die dazugeh&ouml;renden Unterlagen im Ratsinfo zur Fristwahrung gen&uuml;gen. Insbesondere im Hinblick darauf, dass nach &Auml;nderung der Gemeindeordnung die Ladungsfrist voraussichtlich sieben Tage betragen wird. Ein Versand in Papierform an die Stadtr&auml;tinnen/ Stadtr&auml;te - die dies w&uuml;nschen - soll weiterhin erfolgen. Langfristig sollte gekl&auml;rt werden, ob nicht generell ein Umstieg auf elektronische Medien vorgenommen sollte.</p>
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<u>Stadtr&auml;tin Rabe und Stadtrat H&auml;rtig</u> erkundigen sich nach der praktischen Umsetzung.</p>
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<u>Fachbereichsleiter Zentrale Steuerung Hauck</u> erkl&auml;rt, dass die Einladung und Tagesordnung &uuml;ber E-Mail erfolgen, die Sitzungsvorlagen selbst sollen - wie bisher - im Ratsinfo abrufbar sein.</p>
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<u>Oberb&uuml;rgermeister Pelgrim</u> verspricht sich hierdurch eine fr&uuml;hzeitigere Information des Gemeinderats, da der Postweg nicht mehr ma&szlig;geblich ist. Dar&uuml;ber hinaus ist auf diesem Wege eine Fristwahrung sichergestellt.</p>
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<u>Stadtrat Nestl</u> regt an, generell auf elektronische Unterlagen &uuml;ber i-pads umzustellen.</p>
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Auch <u>Stadtrat Waller</u> ist aufgrund der besseren Lesbarkeit der Pl&auml;ne f&uuml;r elektronische Sitzungsunterlagen.</p>
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<u>Stadtr&auml;tin H&auml;rterich</u> sieht den Vorteil, auch au&szlig;erhalb von Schw&auml;bisch Hall auf Sitzungsunterlagen zugreifen zu k&ouml;nnen.</p>
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<u>Stadtrat H&auml;rtig</u> mahnt den Passwortschutz an.</p>
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<u>Fachbereichsleiter Hauptverwaltung Wunderlich</u> weist darauf hin, dass jedes Mitglied des Gemeinderats verpflichtet ist, sein Passwort regelm&auml;&szlig;ig zu &auml;ndern.</p>
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Der Gemeinderat stimmt der oben vorgeschlagenen &Auml;nderung des &sect; 14 Abs. 3 der Gesch&auml;ftsordnung des Gemeinderates der Stadt Schw&auml;bisch Hall zu.<br />
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(einstimmig - 16 -)</p>
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Aktuelle Version vom 30. September 2015, 12:09 Uhr

Sachvortrag:

In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Diskussionen über die rechtzeitige Einladung zu den Gemeinderatssitzungen sowie die rechtzeitige Übersendung der entsprechenden Unterlagen. Zudem ist die manchmal notwendige kurzfristige und sichere Zusendung der zum Teil sehr umfangreichen Unterlagen durch die Post relativ teuer. Nachdem die Gemeindeordnung mittlerweile die elektronische Ladungsform zulässt und im Laufe diesen Jahres im Rahmen der geplanten Novellierung der Gemeindeordnung Baden-Württemberg zudem eine verbindlichere Fristenregelung für die Ladung geschaffen werden soll, schlägt die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der städtischen Geschäftsordnung vor. Demnach soll es zukünftig möglich sein, die Einladungen auch in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, zu versenden. Ferner soll eine Regelfrist von mindestens 7 Tagen aufgenommen werden.

Die elektronische Ladung soll i.d.R. in Form von E-Mails erfolgen. Dies setzt voraus, dass sich die einzelnen Gemeinderatsmitglieder vorab widerruflich mit dieser Ladungsform einverstanden erklären. Die Sitzungsunterlagen werden dann ebenfalls mit dieser Mail übersandt, bzw. im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Soweit einzelne Mitglieder des Gemeinderates diese Ladungsform nicht wünschen, werden diesen die Unterlagen weiterhin in Schriftform zur Verfügung gestellt. Sofern Mitglieder des Gemeinderates, die der Ladung in elektronischer Form zugestimmt haben, noch zusätzlich die Übersendung der Unterlagen in schriftlicher Form wünschen, ist dies möglich. Allerdings ist dann für die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung maßgeblich.

Die Verwaltung schlägt deshalb vor, den § 14 Absatz 3 der Geschäftsordnung der Stadt Schwäbisch Hall mit Wirkung zum 1. August 2015 wie folgt zu ändern:

Die Einberufung erfolgt schriftlich oder in elektronischer Form mit angemessener Frist. Die Mitglieder des Gemeinderates entscheiden sich vorab widerruflich für eine der beiden Varianten. Die Einberufung soll in der Regel mindestens 7 Tage vor dem Sitzungstermin, unter gleichzeitiger Mitteilung der Tagesordnung und der für die Vorbereitung erforderliche Unterlagen erfolgen. Bei elektronischer Ladung kann die Bereitstellung der Unterlagen auch im Rahmen des elektronischen Ratsinformationssystems erfolgen. Wünscht ein Mitglied des Gemeinderates, das an der elektronischen Variante teilnimmt, noch zusätzlich die Übersendung der Informationen in Schriftform, so ist für die Fristwahrung der Zeitpunkt der elektronischen Zustellung maßgeblich. In Notfällen kann der Gemeinderat ohne Frist und formlos einberufen werden.“

 

Oberbürgermeister Pelgrim möchte die Geschäftsordnung des Gemeinderats derart abändern, dass eine elektronische Einladung und Tagesordnung sowie die dazugehörenden Unterlagen im Ratsinfo zur Fristwahrung genügen. Insbesondere im Hinblick darauf, dass nach Änderung der Gemeindeordnung die Ladungsfrist voraussichtlich sieben Tage betragen wird. Ein Versand in Papierform an die Stadträtinnen/ Stadträte - die dies wünschen - soll weiterhin erfolgen. Langfristig sollte geklärt werden, ob nicht generell ein Umstieg auf elektronische Medien vorgenommen sollte.

Stadträtin Rabe und Stadtrat Härtig erkundigen sich nach der praktischen Umsetzung.

Fachbereichsleiter Zentrale Steuerung Hauck erklärt, dass die Einladung und Tagesordnung über E-Mail erfolgen, die Sitzungsvorlagen selbst sollen - wie bisher - im Ratsinfo abrufbar sein.

Oberbürgermeister Pelgrim verspricht sich hierdurch eine frühzeitigere Information des Gemeinderats, da der Postweg nicht mehr maßgeblich ist. Darüber hinaus ist auf diesem Wege eine Fristwahrung sichergestellt.

Stadtrat Nestl regt an, generell auf elektronische Unterlagen über i-pads umzustellen.

Auch Stadtrat Waller ist aufgrund der besseren Lesbarkeit der Pläne für elektronische Sitzungsunterlagen.

Stadträtin Härterich sieht den Vorteil, auch außerhalb von Schwäbisch Hall auf Sitzungsunterlagen zugreifen zu können.

Stadtrat Härtig mahnt den Passwortschutz an.

Fachbereichsleiter Hauptverwaltung Wunderlich weist darauf hin, dass jedes Mitglied des Gemeinderats verpflichtet ist, sein Passwort regelmäßig zu ändern.

Beschluss

- Empfehlung an den Gemeinderat -

Der Gemeinderat stimmt der oben vorgeschlagenen Änderung des § 14 Abs. 3 der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Schwäbisch Hall zu.
(einstimmig - 16 -)

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