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Die personelle Ausstattung des Fachbereichs Revision bleibt unver&auml;ndert. Die Ausschreibung f&uuml;r die bautechnische Pr&uuml;fung erfolgt unverz&uuml;glich.</li>
 
Die personelle Ausstattung des Fachbereichs Revision bleibt unver&auml;ndert. Die Ausschreibung f&uuml;r die bautechnische Pr&uuml;fung erfolgt unverz&uuml;glich.</li>
 
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&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; (Der Beschlussantrag der Sitzungsvorlage bleibt ohne Abstimmung.)</p>
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Abstimmung &uuml;ber den Gesch&auml;ftsordnungsantrag der CDU-Fraktion zur Vertagung dieses Tagesordnungspunktes ins Jahr 2021, wenn ein neue Oberb&uuml;rgermeisterin/ein neuer Oberb&uuml;rgermeister im Amt sein wird:</p>
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(21 Ja-Stimmen, 12 Nein-Stimmen)</p>
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Version vom 29. Juli 2020, 15:22 Uhr

Sitzungsvorlagen-Nummer: neu 198/20

Sachvortrag:

Die Übertragung von Aufgaben an die Revision erfolgte in den vergangenen Jahrzehnten sowohl durch Beschlussfassungen des Gemeinderates als auch durch Anweisungen des jeweiligen Oberbürgermeisters. So erfolgte beispielsweise die Übertragung der Prüfung der Jahresrechnung der Volkshochschule in den 60er-Jahren ohne Beschluss des Gemeinderats. Ebenso erfolgte die Übertragung der Prüfung der Jahresrechnung des Vereins Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus 1992 ohne Beschluss des Gemeinderats. Für die Übertragung der Prüfungen der Jahresrechnungen der Freilichtspiele, des Hohenloher Freilandmuseums und dem Verein der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele sind keine Beschlüsse des Gemeinderats aktenkundig. Oftmals erfolgten diese über Festlegungen in den jeweiligen Vereinssatzungen. Nur im Falle des Vereins zur Förderung gemeinnütziger Aktivitäten erfolgte im Jahr 2004 ein entsprechender Beschluss durch den Gemeinderat.

Die Übertragung der Aufgabe des behördlichen Datenschutzes auf den Fachbereich Revision erfolgte ebenfalls nicht durch Beschluss des Gemeinderats.

Nachdem der Fachbereich Revision im Januar die Prüfung der Jahresrechnungen der Volkshochschule und des Vereins Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus aufgrund fehlender Beschlussfassungen abgelehnt hat und die Übertragung von Aufgaben an den Fachbereich Revision durch den Oberbürgermeister nach Auffassung des Regierungspräsidiums Stuttgart nicht den Vorgaben der Gemeindeordnung entspricht, soll in Abstimmung mit dem Regierungspräsidium Stuttgart nun durch Gemeinderatsbeschluss die notwendige Grundlage geschaffen werden. Im Hinblick auf die hohe Arbeitsbelastung ist es auch im Interesse des Fachbereichs Revision, ihn von der Aufgabe der Prüfung der Jahresabschlüsse der Volkshochschule, der Freilichtspiele und des Vereins der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele sowie der formalrechtliche Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen - gemäß § 112 Abs. 2 Nr. 2 GemO zu entbinden. Die Prüfung des Hohenloher Freilandmuseums erfolgt im Wechsel mit dem Landkreis Schwäbisch Hall und dem Hohenlohekreis, die dreijährliche Prüfung soll im Zuständigkeitsbereich des Fachbereichs Revision verbleiben. Für den Verein Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus hat der Landkreis die Übernahme der Prüfungen bereits zugesagt, die letztmalige Prüfung des Rechnungsjahres 2019 soll der Revision übertragen werden.

Mit Blick auf die Zuständigkeit für das Baucontrolling vertritt das Regierungspräsidium die Auffassung, dass unabhängig davon, ob diese Aufgabe dem Rechnungsprüfungsamt im Jahr 2000 mit oder ohne Beschluss des Gemeinderats übertragen wurde, ein Wechsel der Zuständigkeit einen Gemeinderatsbeschluss erfordert.

Aus damaliger Sicht wurde aus „praktischen Gesichtspunkten“ das Controlling auf das Rechnungsprüfungsamt übertragen. Zum damaligen Zeitpunkt bestand die Gliederung der Verwaltung noch aus drei Dezernaten, wobei der Bereich Finanzen dem damaligen Finanzbürgermeister und der Bereich Bauen dem damaligen Baubürgermeister zugeordnet waren. Um eine bessere Steuerungsmöglichkeit durch den Oberbürgermeister zu gewährleisten, wurde die Controllingfunktion als steuernde Aufgabe seinem Dezernat zugeordnet. Eine Stellenmehrung fand in diesem Zusammenhang nicht statt.

In der Umsetzung wurde jedoch nur das Baucontrolling eingeführt und durch eine Dienstanweisung aus dem Jahr 2004 konkretisiert. Die Aufgaben des Finanzcontrollings wurden im Bereich der Rechnungsprüfung nicht umgesetzt, da die Finanzverwaltung bereits am 24. Oktober 2001 in den Zuständigkeitsbereich des Oberbürgermeisters eingegliedert wurde.

Aus heutiger Sicht hat sich die Aufgabenzuordnung des Baucontrollings in den Fachbereich Revision nicht bewährt. Die häufigen Budgetüberschreitungen der letzten Jahre insbesondere bei Baumaßnahmen haben gezeigt, dass die gegenwärtige Struktur keine Gewähr für eine rechtzeitige Kosten- und Standardüberprüfung  bietet. Im noch zu redigierenden Schlussbericht stellt der Fachbereich Revision beispielsweise im Zusammenhang mit dem Neubau der Kita Solpark hierzu fest: „Zielführendes Baucontrolling, unter dem Aspekt der sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung, ist aus vorgenannten Gründen nicht möglich. Es ist, festzustellen, dass das Baucontrolling bei dieser Maßnahme nicht wirksam war und die Kosten sich kontinuierlich erhöhten. Dem Fachbereich Revision entstand ein hoher zeitlicher Aufwand, der in keinem Verhältnis zum Nutzen stand“ (S. 61). Und weiter: „Aus vorgenannten Gründen wird das Baucontrolling momentan von der Revision als schwer bis gar nicht durchführbar eingestuft und muss beim Projekt Kita Solpark als unwirksam bezeichnet werden. Es kann nicht als wirtschaftlich bezeichnet werden und steht in keinem Verhältnis zum Aufwand“ (S. 71).

Auch stellt die Leiterin des Fachbereichs Revision in einem Schreiben an den Oberbürgermeister fest: „Der Fachbereich Revision ist aber nicht Teil des internen Kontrollsystems oder der Verwaltungsprozesse, sondern prüft, ob diese funktionieren.“ Daran wird deutlich, dass hier eine strukturelle Interessenkollision vorhanden ist. Eine Projektbegleitung durch die Revision eröffnet natürlich die Möglichkeit, dass sich spätere Prüffeststellungen bereits bei der Projektdurchführung erledigen. Eine solche Begleitung kann jedoch im Rahmen des allgemeinen Prüfauftrags der Revision geschehen und benötigt keine zusätzliche Beauftragung mit dem Baucontrolling.

In der Gesamtabwägung erfordert die Steuerung (Controlling) im Rahmen der Planungen und Bauinvestitionen und der Begleitung dieser Maßnahmen eine stärkere Berichterstattung an die Verwaltungsspitze in der Reihenfolge Erster Bürgermeister/ Baudezernat und Oberbürgermeister. Insofern bedarf es einer deutlichen Stärkung dieser Aufgabenstellung unmittelbar im Baudezernat. Nur so ist es zu gewährleisten, dass Verantwortung und Entscheidung ineinandergreifen.

Gleichzeitig beabsichtigt die Verwaltungsspitze, den Prüfauftrag der Revision zu stärken und die Personalausstattung des Fachbereichs auch nach dem Wegfall der Controllingaufgabe und einzelner Vereinsprüfungen im bisherigen Umfang zu erhalten.

Beschlussfassung:

  1. Die Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnung des Vereins Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus wird letztmalig für die Jahresrechnung 2019 dem Fachbereich Revision gemäß § 112 Abs. 2 GemO übertragen.
  2. Von der Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnungen der Volkshochschule, der Freilichtspiele und der Gesellschaft der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele wird der Fachbereich Revision entbunden. 
  3. Die Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnung des Hohenloher Freilandmuseums erfolgt in Abstimmung mit den Landkreisen Schwäbisch Hall und Hohenlohe im dreijähriger Turnus und wird dem Fachbereich Revision gemäß § 112 Abs. 2 GemO übertragen.
  4. Die Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnung des Vereins zur Förderung gemeinnütziger Aktivitäten wird dem Fachbereich Revision gemäß § 112 Abs. 2 GemO übertragen.
  5. Die Aufgabe des behördlichen Datenschutzes wird dem Fachbereich Revision übertragen.
  6. Die Steuerung der baulichen Investitionen (Baucontrolling) wird dem Baudezernat übertragen.
  7. Die Steuerung des gesamtstädtischen Haushaltswesens einschließlich der städtischen Beteiligungen (Finanzcontrolling) verbleibt im Fachbereich Finanzen.
  8. Die formalrechtliche Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen - gemäß § 112 Abs. 2 Nr. 2 GemO wird mit Besetzung der im Doppelhaushalt 2020/2021 neu geschaffenen Stelle in der zentralen Vergabestelle auf die zentrale Vergabestelle übertragen.
  9. Die personelle Ausstattung des Fachbereichs Revision bleibt unverändert. Die Ausschreibung für die bautechnische Prüfung erfolgt unverzüglich.

        (Der Beschlussantrag der Sitzungsvorlage bleibt ohne Abstimmung.)

 

Abstimmung über den Geschäftsordnungsantrag der CDU-Fraktion zur Vertagung dieses Tagesordnungspunktes ins Jahr 2021, wenn ein neue Oberbürgermeisterin/ein neuer Oberbürgermeister im Amt sein wird:

(21 Ja-Stimmen, 12 Nein-Stimmen)

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