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Vorlage folgt</p>
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Die &Uuml;bertragung von Aufgaben an die Revision erfolgte in den vergangenen Jahrzehnten sowohl durch Beschlussfassungen des Gemeinderates als auch durch Anweisungen des jeweiligen Oberb&uuml;rgermeisters. So erfolgte beispielsweise die &Uuml;bertragung der Pr&uuml;fung der Jahresrechnung der Volkshochschule in den 60er-Jahren ohne Beschluss des Gemeinderats. Ebenso erfolgte die &Uuml;bertragung der Pr&uuml;fung der Jahresrechnung des Vereins Hohenlohe + Schw&auml;bisch Hall Tourismus 1992 ohne Beschluss des Gemeinderats. F&uuml;r die &Uuml;bertragung der Pr&uuml;fungen der Jahresrechnungen der Freilichtspiele, des Hohenloher Freilandmuseums und dem Verein der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele sind keine Beschl&uuml;sse des Gemeinderats aktenkundig. Oftmals erfolgten diese &uuml;ber Festlegungen in den jeweiligen Vereinssatzungen. Nur im Falle des Vereins zur F&ouml;rderung gemeinn&uuml;tziger Aktivit&auml;ten erfolgte im Jahr 2004 ein entsprechender Beschluss durch den Gemeinderat.</p>
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Die &Uuml;bertragung der Aufgabe des beh&ouml;rdlichen Datenschutzes auf den Fachbereich Revision erfolgte ebenfalls nicht durch Beschluss des Gemeinderats.</p>
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Nachdem der Fachbereich Revision im Januar die Pr&uuml;fung der Jahresrechnungen der Volkshochschule und des Vereins Hohenlohe + Schw&auml;bisch Hall Tourismus aufgrund fehlender Beschlussfassungen abgelehnt hat und die &Uuml;bertragung von Aufgaben an den Fachbereich Revision durch den Oberb&uuml;rgermeister nach Auffassung des Regierungspr&auml;sidiums Stuttgart nicht den Vorgaben der Gemeindeordnung entspricht, soll in Abstimmung mit dem Regierungspr&auml;sidium Stuttgart nun durch Gemeinderatsbeschluss die notwendige Grundlage geschaffen werden. Im Hinblick auf die hohe Arbeitsbelastung ist es auch im Interesse des Fachbereichs Revision, ihn von der Aufgabe der Pr&uuml;fung der Jahresabschl&uuml;sse der Volkshochschule, der Freilichtspiele und des Vereins der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele sowie der formalrechtliche Pr&uuml;fung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsvertr&auml;gen - gem&auml;&szlig; &sect; 112 Abs. 2 Nr. 2 GemO zu entbinden. Die Pr&uuml;fung des Hohenloher Freilandmuseums erfolgt im Wechsel mit dem Landkreis Schw&auml;bisch Hall und dem Hohenlohekreis, die dreij&auml;hrliche Pr&uuml;fung soll im Zust&auml;ndigkeitsbereich des Fachbereichs Revision verbleiben. F&uuml;r den Verein Hohenlohe + Schw&auml;bisch Hall Tourismus hat der Landkreis die &Uuml;bernahme der Pr&uuml;fungen bereits zugesagt, die letztmalige Pr&uuml;fung des Rechnungsjahres 2019 soll der Revision &uuml;bertragen werden.</p>
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Mit Blick auf die Zust&auml;ndigkeit f&uuml;r das Baucontrolling vertritt das Regierungspr&auml;sidium die Auffassung, dass unabh&auml;ngig davon, ob diese Aufgabe dem Rechnungspr&uuml;fungsamt im Jahr 2000 mit oder ohne Beschluss des Gemeinderats &uuml;bertragen wurde, ein Wechsel der Zust&auml;ndigkeit einen Gemeinderatsbeschluss erfordert.</p>
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Aus damaliger Sicht wurde aus &bdquo;praktischen Gesichtspunkten&ldquo; das Controlling auf das Rechnungspr&uuml;fungsamt &uuml;bertragen. Zum damaligen Zeitpunkt bestand die Gliederung der Verwaltung noch aus drei Dezernaten, wobei der Bereich Finanzen dem damaligen Finanzb&uuml;rgermeister und der Bereich Bauen dem damaligen Baub&uuml;rgermeister zugeordnet waren. Um eine bessere Steuerungsm&ouml;glichkeit durch den Oberb&uuml;rgermeister zu gew&auml;hrleisten, wurde die Controllingfunktion als steuernde Aufgabe seinem Dezernat zugeordnet. Eine Stellenmehrung fand in diesem Zusammenhang nicht statt.</p>
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In der Umsetzung wurde jedoch nur das Baucontrolling eingef&uuml;hrt und durch eine Dienstanweisung aus dem Jahr 2004 konkretisiert. Die Aufgaben des Finanzcontrollings wurden im Bereich der Rechnungspr&uuml;fung nicht umgesetzt, da die Finanzverwaltung bereits am 24. Oktober 2001 in den Zust&auml;ndigkeitsbereich des Oberb&uuml;rgermeisters eingegliedert wurde.</p>
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Aus heutiger Sicht hat sich die Aufgabenzuordnung des Baucontrollings in den Fachbereich Revision nicht bew&auml;hrt. Die h&auml;ufigen Budget&uuml;berschreitungen der letzten Jahre insbesondere bei Bauma&szlig;nahmen haben gezeigt, dass die gegenw&auml;rtige Struktur keine Gew&auml;hr f&uuml;r eine rechtzeitige Kosten- und Standard&uuml;berpr&uuml;fung&nbsp; bietet. Im noch zu redigierenden Schlussbericht stellt der Fachbereich Revision beispielsweise im Zusammenhang mit dem Neubau der Kita Solpark hierzu fest: &bdquo;Zielf&uuml;hrendes Baucontrolling, unter dem Aspekt der sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsf&uuml;hrung, ist aus vorgenannten Gr&uuml;nden nicht m&ouml;glich. Es ist, festzustellen, dass das Baucontrolling bei dieser Ma&szlig;nahme nicht wirksam war und die Kosten sich kontinuierlich erh&ouml;hten. Dem Fachbereich Revision entstand ein hoher zeitlicher Aufwand, der in keinem Verh&auml;ltnis zum Nutzen stand&ldquo; (S. 61). Und weiter: &bdquo;Aus vorgenannten Gr&uuml;nden wird das Baucontrolling momentan von der Revision als schwer bis gar nicht durchf&uuml;hrbar eingestuft und muss beim Projekt Kita Solpark als unwirksam bezeichnet werden. Es kann nicht als wirtschaftlich bezeichnet werden und steht in keinem Verh&auml;ltnis zum Aufwand&ldquo; (S. 71).</p>
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Auch stellt die Leiterin des Fachbereichs Revision in einem Schreiben an den Oberb&uuml;rgermeister fest: &bdquo;Der Fachbereich Revision ist aber nicht Teil des internen Kontrollsystems oder der Verwaltungsprozesse, sondern pr&uuml;ft, ob diese funktionieren.&ldquo; Daran wird deutlich, dass hier eine strukturelle Interessenkollision vorhanden ist. Eine Projektbegleitung durch die Revision er&ouml;ffnet nat&uuml;rlich die M&ouml;glichkeit, dass sich sp&auml;tere Pr&uuml;ffeststellungen bereits bei der Projektdurchf&uuml;hrung erledigen. Eine solche Begleitung kann jedoch im Rahmen des allgemeinen Pr&uuml;fauftrags der Revision geschehen und ben&ouml;tigt keine zus&auml;tzliche Beauftragung mit dem Baucontrolling.</p>
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In der Gesamtabw&auml;gung erfordert die Steuerung (Controlling) im Rahmen der Planungen und Bauinvestitionen und der Begleitung dieser Ma&szlig;nahmen eine st&auml;rkere Berichterstattung an die Verwaltungsspitze in der Reihenfolge Erster B&uuml;rgermeister/ Baudezernat und Oberb&uuml;rgermeister. Insofern bedarf es einer deutlichen St&auml;rkung dieser Aufgabenstellung unmittelbar im Baudezernat. Nur so ist es zu gew&auml;hrleisten, dass Verantwortung und Entscheidung ineinandergreifen.</p>
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Gleichzeitig beabsichtigt die Verwaltungsspitze, den Pr&uuml;fauftrag der Revision zu st&auml;rken und die Personalausstattung des Fachbereichs auch nach dem Wegfall der Controllingaufgabe und einzelner Vereinspr&uuml;fungen im bisherigen Umfang zu erhalten.</p>
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Anlage 1:&nbsp;<br />
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Anlage 2:</p>
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&nbsp; &nbsp; 1. Die Aufgabe der Pr&uuml;fung der Jahresrechnung des Vereins Hohenlohe + Schw&auml;bisch Hall Tourismus wird letztmalig f&uuml;r die Jahresrechnung 2019 dem Fachbereich Revision gem&auml;&szlig; &sect; 112 Abs. 2 GemO &uuml;bertragen.<br />
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; 2. Von der Aufgabe der Pr&uuml;fung der Jahresrechnungen der Volkshochschule, der Freilichtspiele und der Gesellschaft der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele wird der Fachbereich Revision entbunden.&nbsp;<br />
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; 3. Die Aufgabe der Pr&uuml;fung der Jahresrechnung des Hohenloher Freilandmuseums erfolgt in Abstimmung mit den Landkreisen Schw&auml;bisch Hall und Hohenlohe im dreij&auml;hriger Turnus und wird dem Fachbereich Revision gem&auml;&szlig; &sect; 112 Abs. 2 GemO &uuml;bertragen.<br />
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; 4. Die Aufgabe der Pr&uuml;fung der Jahresrechnung des Vereins zur F&ouml;rderung gemeinn&uuml;tziger Aktivit&auml;ten wird dem Fachbereich Revision gem&auml;&szlig; &sect; 112 Abs. 2 GemO &uuml;bertragen.<br />
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; 5. Die Aufgabe des beh&ouml;rdlichen Datenschutzes wird dem Fachbereich Revision &uuml;bertragen.<br />
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; 6. Die Steuerung der baulichen Investitionen (Baucontrolling) wird dem Baudezernat &uuml;bertragen.<br />
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; 7. Die Steuerung des gesamtst&auml;dtischen Haushaltswesens einschlie&szlig;lich der st&auml;dtischen Beteiligungen (Finanzcontrolling) verbleibt im Fachbereich Finanzen.<br />
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; 8. Die formalrechtliche Pr&uuml;fung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsvertr&auml;gen - gem&auml;&szlig; &sect; 112 Abs. 2 Nr. 2 GemO wird mit Besetzung der im Doppelhaushalt 2020/2021 neu geschaffenen Stelle in der zentralen Vergabestelle auf die zentrale Vergabestelle &uuml;bertragen.<br />
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&nbsp;&nbsp;&nbsp; 9. Die personelle Ausstattung des Fachbereichs Revision bleibt unver&auml;ndert. Die Ausschreibung f&uuml;r die bautechnische Pr&uuml;fung erfolgt unverz&uuml;glich.</p>
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Version vom 15. Juli 2020, 10:38 Uhr

Sitzungsvorlagen-Nummer: neu 198/20

Sachvortrag:

Die Übertragung von Aufgaben an die Revision erfolgte in den vergangenen Jahrzehnten sowohl durch Beschlussfassungen des Gemeinderates als auch durch Anweisungen des jeweiligen Oberbürgermeisters. So erfolgte beispielsweise die Übertragung der Prüfung der Jahresrechnung der Volkshochschule in den 60er-Jahren ohne Beschluss des Gemeinderats. Ebenso erfolgte die Übertragung der Prüfung der Jahresrechnung des Vereins Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus 1992 ohne Beschluss des Gemeinderats. Für die Übertragung der Prüfungen der Jahresrechnungen der Freilichtspiele, des Hohenloher Freilandmuseums und dem Verein der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele sind keine Beschlüsse des Gemeinderats aktenkundig. Oftmals erfolgten diese über Festlegungen in den jeweiligen Vereinssatzungen. Nur im Falle des Vereins zur Förderung gemeinnütziger Aktivitäten erfolgte im Jahr 2004 ein entsprechender Beschluss durch den Gemeinderat.

Die Übertragung der Aufgabe des behördlichen Datenschutzes auf den Fachbereich Revision erfolgte ebenfalls nicht durch Beschluss des Gemeinderats.

Nachdem der Fachbereich Revision im Januar die Prüfung der Jahresrechnungen der Volkshochschule und des Vereins Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus aufgrund fehlender Beschlussfassungen abgelehnt hat und die Übertragung von Aufgaben an den Fachbereich Revision durch den Oberbürgermeister nach Auffassung des Regierungspräsidiums Stuttgart nicht den Vorgaben der Gemeindeordnung entspricht, soll in Abstimmung mit dem Regierungspräsidium Stuttgart nun durch Gemeinderatsbeschluss die notwendige Grundlage geschaffen werden. Im Hinblick auf die hohe Arbeitsbelastung ist es auch im Interesse des Fachbereichs Revision, ihn von der Aufgabe der Prüfung der Jahresabschlüsse der Volkshochschule, der Freilichtspiele und des Vereins der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele sowie der formalrechtliche Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen - gemäß § 112 Abs. 2 Nr. 2 GemO zu entbinden. Die Prüfung des Hohenloher Freilandmuseums erfolgt im Wechsel mit dem Landkreis Schwäbisch Hall und dem Hohenlohekreis, die dreijährliche Prüfung soll im Zuständigkeitsbereich des Fachbereichs Revision verbleiben. Für den Verein Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus hat der Landkreis die Übernahme der Prüfungen bereits zugesagt, die letztmalige Prüfung des Rechnungsjahres 2019 soll der Revision übertragen werden.

Mit Blick auf die Zuständigkeit für das Baucontrolling vertritt das Regierungspräsidium die Auffassung, dass unabhängig davon, ob diese Aufgabe dem Rechnungsprüfungsamt im Jahr 2000 mit oder ohne Beschluss des Gemeinderats übertragen wurde, ein Wechsel der Zuständigkeit einen Gemeinderatsbeschluss erfordert.

Aus damaliger Sicht wurde aus „praktischen Gesichtspunkten“ das Controlling auf das Rechnungsprüfungsamt übertragen. Zum damaligen Zeitpunkt bestand die Gliederung der Verwaltung noch aus drei Dezernaten, wobei der Bereich Finanzen dem damaligen Finanzbürgermeister und der Bereich Bauen dem damaligen Baubürgermeister zugeordnet waren. Um eine bessere Steuerungsmöglichkeit durch den Oberbürgermeister zu gewährleisten, wurde die Controllingfunktion als steuernde Aufgabe seinem Dezernat zugeordnet. Eine Stellenmehrung fand in diesem Zusammenhang nicht statt.

In der Umsetzung wurde jedoch nur das Baucontrolling eingeführt und durch eine Dienstanweisung aus dem Jahr 2004 konkretisiert. Die Aufgaben des Finanzcontrollings wurden im Bereich der Rechnungsprüfung nicht umgesetzt, da die Finanzverwaltung bereits am 24. Oktober 2001 in den Zuständigkeitsbereich des Oberbürgermeisters eingegliedert wurde.

Aus heutiger Sicht hat sich die Aufgabenzuordnung des Baucontrollings in den Fachbereich Revision nicht bewährt. Die häufigen Budgetüberschreitungen der letzten Jahre insbesondere bei Baumaßnahmen haben gezeigt, dass die gegenwärtige Struktur keine Gewähr für eine rechtzeitige Kosten- und Standardüberprüfung  bietet. Im noch zu redigierenden Schlussbericht stellt der Fachbereich Revision beispielsweise im Zusammenhang mit dem Neubau der Kita Solpark hierzu fest: „Zielführendes Baucontrolling, unter dem Aspekt der sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung, ist aus vorgenannten Gründen nicht möglich. Es ist, festzustellen, dass das Baucontrolling bei dieser Maßnahme nicht wirksam war und die Kosten sich kontinuierlich erhöhten. Dem Fachbereich Revision entstand ein hoher zeitlicher Aufwand, der in keinem Verhältnis zum Nutzen stand“ (S. 61). Und weiter: „Aus vorgenannten Gründen wird das Baucontrolling momentan von der Revision als schwer bis gar nicht durchführbar eingestuft und muss beim Projekt Kita Solpark als unwirksam bezeichnet werden. Es kann nicht als wirtschaftlich bezeichnet werden und steht in keinem Verhältnis zum Aufwand“ (S. 71).

Auch stellt die Leiterin des Fachbereichs Revision in einem Schreiben an den Oberbürgermeister fest: „Der Fachbereich Revision ist aber nicht Teil des internen Kontrollsystems oder der Verwaltungsprozesse, sondern prüft, ob diese funktionieren.“ Daran wird deutlich, dass hier eine strukturelle Interessenkollision vorhanden ist. Eine Projektbegleitung durch die Revision eröffnet natürlich die Möglichkeit, dass sich spätere Prüffeststellungen bereits bei der Projektdurchführung erledigen. Eine solche Begleitung kann jedoch im Rahmen des allgemeinen Prüfauftrags der Revision geschehen und benötigt keine zusätzliche Beauftragung mit dem Baucontrolling.

In der Gesamtabwägung erfordert die Steuerung (Controlling) im Rahmen der Planungen und Bauinvestitionen und der Begleitung dieser Maßnahmen eine stärkere Berichterstattung an die Verwaltungsspitze in der Reihenfolge Erster Bürgermeister/ Baudezernat und Oberbürgermeister. Insofern bedarf es einer deutlichen Stärkung dieser Aufgabenstellung unmittelbar im Baudezernat. Nur so ist es zu gewährleisten, dass Verantwortung und Entscheidung ineinandergreifen.

Gleichzeitig beabsichtigt die Verwaltungsspitze, den Prüfauftrag der Revision zu stärken und die Personalausstattung des Fachbereichs auch nach dem Wegfall der Controllingaufgabe und einzelner Vereinsprüfungen im bisherigen Umfang zu erhalten.

Anlage 1: 
Anlage 2:

Beschlussantrag:

    1. Die Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnung des Vereins Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus wird letztmalig für die Jahresrechnung 2019 dem Fachbereich Revision gemäß § 112 Abs. 2 GemO übertragen.
    2. Von der Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnungen der Volkshochschule, der Freilichtspiele und der Gesellschaft der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele wird der Fachbereich Revision entbunden. 
    3. Die Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnung des Hohenloher Freilandmuseums erfolgt in Abstimmung mit den Landkreisen Schwäbisch Hall und Hohenlohe im dreijähriger Turnus und wird dem Fachbereich Revision gemäß § 112 Abs. 2 GemO übertragen.
    4. Die Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnung des Vereins zur Förderung gemeinnütziger Aktivitäten wird dem Fachbereich Revision gemäß § 112 Abs. 2 GemO übertragen.
    5. Die Aufgabe des behördlichen Datenschutzes wird dem Fachbereich Revision übertragen.
    6. Die Steuerung der baulichen Investitionen (Baucontrolling) wird dem Baudezernat übertragen.
    7. Die Steuerung des gesamtstädtischen Haushaltswesens einschließlich der städtischen Beteiligungen (Finanzcontrolling) verbleibt im Fachbereich Finanzen.
    8. Die formalrechtliche Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen - gemäß § 112 Abs. 2 Nr. 2 GemO wird mit Besetzung der im Doppelhaushalt 2020/2021 neu geschaffenen Stelle in der zentralen Vergabestelle auf die zentrale Vergabestelle übertragen.
    9. Die personelle Ausstattung des Fachbereichs Revision bleibt unverändert. Die Ausschreibung für die bautechnische Prüfung erfolgt unverzüglich.

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