§ 255 - Prüfbericht der Gemeindeprüfungsanstalt; hier: Stellungnahme der Verwaltung (öffentlich)
Sachvortrag:
Die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg (GPA) führte in der Zeit vom 09.05.2011 bis 17.11.2011 eine Prüfung bei der Stadt Schwäbisch Hall durch.
Gegenstand der Prüfung waren gemäß § 114 Abs. 1 GemO die Haushalts-, Kassen- und Rechnungsführung der Stadt in den Haushaltsjahren 2005 bis 2010 sowie die Wirtschaftsführung und das Rechnungswesen der Eigenbetriebe Touristik und Marketing in den Wirtschaftsjahren 2008 bis 2010, Abwasserbeseitigung in den Wirtschaftsjahren 2004 bis 2010, Friedhöfe in den Wirtschaftsjahren 2006 bis 2010 und Werkhof in den Wirtschaftsjahren 2004 bis 2010.
Das Ergebnis der Prüfung ist nach § 12 Abs. 2 GemPrO in einer Schlussbesprechung am 17.11.2011 mit der Verwaltung, unter Mitwirkung der Rechtsaufsichtsbehörde und im Beisein von Vertreterinnen und Vertretern der Fraktion, erörtert worden.
Der Prüfbericht der GPA ist am 02.04.2012 bei der Verwaltung eingegangen. Die Verwaltung hat innerhalb der festgesetzten Frist von sechs Monaten Stellung zu den wesentlichen Prüfungsfeststellungen genommen.
Gemäß § 114 Abs. 4 GemO ist der Gemeinderat über den wesentlichen Inhalt des Prüfberichtes zu unterrichten.
Die GPA hatte im Prüfungszeitraum 2005 - 2010 Feststellungen insbesondere im Bereich des „Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens“ getroffen.
Unter anderem handelt es sich um folgende wesentliche Feststellungen:
Die Stadt hat das zur Abwicklung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens eingesetzte Finanzwesenverfahren „FIWES-Classic“ zum 01.01.2005 durch das Verfahren „Finanz+“ abgelöst. Bei den in „Finanz+“ übernommenen Kassenresten sind vor allem im Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge (ShV) Abweichungen festgestellt worden (Feststellung A19).
In mehreren Fällen sind im Prüfungszeitraum systemwidrige bzw. nicht nachvollziehbare Buchungen vorgenommen worden (Feststellung A20).
Die in den Jahresrechnungen 2005 bis 2009 ausgewiesenen Haushalts- und Kassenreste sind nicht betragsgleich auf das jeweilige Folgejahr übertragen worden (Feststellung A21).
Die Bestandskonten der Geldvermögensrechnung sind im Prüfungszeitraum nicht zutreffend geführt worden (Feststellung A22).
Der buchmäßige Kassenbestand ist nicht entsprechend § 40 Satz 2 GemHVO-kameral als Unterschied zwischen der Summe der Ist-Einnahmen und der Summe der Ist-Ausgaben ausgewiesen worden (Feststellung A23).
Die Gesamtabschlüsse (kassenmäßiger Abschluss und Abschluss der Haushaltsrechnung) 2005 - 2010 entsprechen auf Grund der vorstehenden Feststellungen nicht den gesetzlichen Vorgaben (§§ 40,41 Abs. 1 GemHVO-kameral).
Die Ordnungsmäßigkeit der Sachbuchführung und der Gesamtabschlüsse kann im Prüfungszeitraum nicht bestätigt werden. (Feststellung A 24)
Nachfolgend die Wiedergabe der Stellungnahme der Verwaltung in zusammengefasster Form:
Die Abweichungen bei der Übernahme von Kassenresten zum 01.01.2005 sind fast ausschließlich im Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge (ShV) entstanden.
Die Differenzen im ShV sind auf die Umstellung der sog. T-Konten-Buchungssystematik zurückzuführen. Nach der Logik der T-Konten wurden die Einnahmenreste in gleicher Höhe als Ausgabenreste und umgekehrt eingebucht.
Die Logik der T-Konten wurde aus anderen Bundesländern (z. B. Hessen) übernommen. Die Verwaltung hatte bei der Umstellung des ADV-Verfahrens zum 01.01.2005 T-Konten für einige Haushaltsstellen eingerichtet. Die restlichen Haushaltsstellen wurden als herkömmliche Haushaltsstellen eingerichtet, die Bebuchung erfolgte jedoch teilweise mit Kassenrestevorträgen nach der T-Konten-Logik. Zum Teil wurden auch betragsmäßig unkorrekte Vorträge übernommen, deren bestandsmäßige Korrekturen zum Ende des Haushaltsjahres 2005 durch Buchungen im laufenden Haushaltsjahr 2005 erfolgten.
Aus heutiger Sicht sind die Vorgehensweisen der damals für die Verwaltung handelnden Akteure nicht mehr vollständig nachvollziehbar. Als Erklärungsversuch kann herangezogen werden, dass im neuen Programm „Finanz+“ im Gegensatz zur Rechenzentrumslösung „FIWES-Classic“ die zur Vermeidung von Fehlbuchungen notwendigen Sicherheitssysteme nicht vorhanden sind.
Auch ist das ShV nicht mit dem Sachbuch für den VwH und VmH verknüpft. So wurden z. B. Tilgungsleistungen im VmH nicht mehr automatisch auch im ShV erfasst, sondern hätten manuell nachgebucht werden müssen.
Dem Leiter des Fachbereichs Finanzen (Amtseintritt 18.02.2008) ist es nach langwierigen Recherchen gelungen die Differenzen bei der Übernahme von Kassenresten ins ShV sowie die systemwidrigen Buchungen im ShV im Haushaltsjahr 2005 aufzuklären und zu dokumentieren. In einer Nebenrechnung ist dadurch die Herleitung eines ordnungsgemäßen kassenmäßigen Abschlusses gem. § 40 GemHVO im Nachhinein möglich. Auf die Öffnung des Haushaltsjahres und Einbuchung der Korrekturen wird jedoch verzichtet. Diese haben weder auf das neu festgestellte Jahresergebnis 2005 noch auf den Kassenbestand zum 31.12.2005 Auswirkungen.
Die Vortragsdifferenzen auf Grund von fehlerhaften Vorträgen bei den Haushaltsresten sind bereinigt worden. Mit Beschluss des Gemeinderates vom 28.03.2012, § 50, erfolgte die entsprechende Korrektur der Jahresergebnisse.
Wegen der fehlenden Verknüpfung des ShV mit dem VwH und VmH in „Finanz+“ wurde von den damaligen Verantwortlichen entschieden, keine Vermögensrechnung mehr zu führen. Ab 2008, beginnend mit der Jahresrechnung 2007, wurde eine Vermögensrechnung als Nebenrechnung erstellt. Zudem stand die baldige Umstellung auf die Doppische Haushaltsführung an, mit der Neubewertung des gesamten Vermögensbestandes.
Durch das damalige Verhalten der Verwaltung sind keine eigenen materiellen Schäden entstanden.
Die Verwaltung geht davon aus, dass durch die Bereinigung der Vortragsdifferenzen im VwH und VmH und die entsprechende Änderung der Jahresergebnisse die Ordnungsmäßigkeit der Sachbuchführung im VwH und VmH für den Zeitraum 2005 - 2010 bestätigt werden kann.
Ferner geht die Verwaltung davon aus, dass mit der Vorlage der Dokumentationen der Kassenrestevorträge in 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 und 2011 auf Grundlage der neu ermittelten Bestände zum 31.12.2005 bei der GPA auch die Ordnungsmäßigkeit der Sachbuchführung im ShV bestätigt werden kann.
Die Verwaltung hatte zu weiteren 44 Feststellungen der GPA aus den Bereichen „Örtliche Prüfung“, „Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen“, „Erschließungs- und Sanierungsmaßnahmen“, „Beteiligungen“, Eigenbetrieb Touristik und Marketing“, „Eigenbetrieb Abwasserbeseitigung“, „Eigenbetrieb Friedhöfe“ und „Eigenbetrieb Werkhof“ Stellung genommen.
Der Prüfbericht der GPA und die Stellungnahme der Verwaltung hierzu kann von jeder Stadträtin/ jedem Stadtrat bei der Kämmerei eingesehen werden.
Oberbürgermeister Pelgrim benennt die beiden Konfliktpunkte:
1. Die falsch übernommenen Kassenreste im Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge;
2. Die Nichtfortführung der Vermögensrechnung.
Beide Beanstandungen sind struktureller Natur.
Fachbereichsleiter Finanzen Gruber erläutert anhand der Sitzungsvorlage.
Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen der Verwaltung zu den wesentlichen Inhalten des Prüfungsberichts zur Kenntnis.
