§ 101 - Veröffentlichung von Sitzungsunterlagen (öffentlich)

Aus Ratsinformationssytem Schwäbisch Hall
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Sachvortrag:

Nach § 41 b Abs. 2 GemO sind die der Tagesordnung beigefügten Beratungsunterlagen für öffentliche Sitzungen auf der Internetseite der Gemeinde zu veröffentlichen, nachdem sie den Mitgliedern des Gemeinderats zugegangen sind.

Nachdem der Landtag am 14.10.2015 das Gesetz zur Änderung kommunalverfassungs-rechtlicher Vorschriften beschlossen hatte, änderte die Stadt Schwäbisch Hall mit Beschluss § 90 vom 27.04.2016 bereits entsprechend der o. g. Formulierung ihre Geschäftsordnung.

Nach Auskunft des Städtetags Baden-Württemberg, Dezernent Norbert Brugger, ist der gesamte Zeitraum zwischen Zugang der Sitzungsunterlagen bei den Ratsmitgliedern und Sitzungsbeginn rechtlich zulässig (siehe Anlage). D.h., wann die Informationen für die Öffentlichkeit innerhalb dieses Zeitfensters freigeschalten werden, kann jede Gemeinde selbst entscheiden.

Die Tagesordnungen für den öffentlichen und nichtöffentlichen Teil werden derzeit zusammen mit den dazugehörigen Sitzungsunterlagen acht Tage vor der Sitzung im Ratsinformationssystem zur Einsicht, beschränkt auf die Mitglieder des Gemeinderats, eingestellt. Die öffentliche Tagesordnung wird anschließend fünf Tage vor der Sitzung im Ratsinformationssystem öffentlich freigeschaltet. Die hierzu vorliegenden Sitzungsunterlagen werden für die Öffentlichkeit bisher um 12 Uhr am Tag der Sitzung freigeschaltet.

Da sich diese Regelung sowohl auf Vorberatungen in den Ausschüssen als auch auf Beschlussfassungen im Gemeinderat bezieht, sind die zur Beschlussfassung anstehenden Sitzungsunterlagen i. d. R. zum Zeitpunkt der öffentlichen Vorberatung auch der allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich.

Um sowohl dem Interesse von Bürgerinnen und Bürgern sowie der Medien entgegenzukommen, als auch den Stadträtinnen und Stadträten ausreichend Zeit zur Befassung mit den Sitzungsunterlagen zu ermöglichen, schlägt die Verwaltung nachfolgende Regelung vor.

  1. Öffentliche Sitzungsunterlagen zur Vorberatung in den Ausschüssen werden am Tag der Ausschusssitzung öffentlich freigeschaltet und in der Sitzung für Zuhörerinnen und Zuhörer ausgelegt.
    Nach Vorberatung werden etwaige geänderte Sitzungsunterlagen als solche gekennzeichnet und in den o. g. Veröffentlichungsrhythmus der nächsten Gemeinderatssitzung eingepflegt.
     
  2. Nichtöffentliche Sitzungsunterlagen aus der Vorberatung, die zur öffentlichen Beratung im Gemeinderat anstehen, werden in den o. g. Veröffentlichungsrhythmus der nächsten Gemeinderatssitzung bzw. der nächsten öffentlichen Ausschuss-Sitzung eingepflegt und in der Sitzung für Zuhörerinnen und Zuhörer ausgelegt.

 

Oberbürgermeister Pelgrim erläutert eingangs, dass es ein Anliegen aus dem Gremium war, nochmal darüber abzustimmen, wann und in welcher Art und Weise Sitzungsunterlagen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Am Beispiel der heutigen Vorberatung wird verdeutlicht, dass nach Ansicht von Oberbürgermeister Pelgrim mit Veröffentlichung der Sitzungsunterlagen am Tag der Vorberatung diese bis zur Beschlussfassung im Gemeinderat, d. h. bezogen auf das Beispiel bis zum 31.05., der Öffentlichkeit vollumfänglich zugänglich sind. Sollten im Zuge der Vorberatung erhebliche Änderungen in den Sitzungsunterlagen beschlossen werden, so würden die ergänzten bzw. geänderten Sitzungsunterlagen mit der Einladung zum Gemeinderat öffentlich werden. Oberbürgermeister Pelgrim vertritt die Auffassung, dass hierdurch eine ausreichende öffentlichen Befassung mit den Themen gewährleistet ist.

Stadtrat Kaiser hält es für „unglücklich“, wenn die Sitzungsunterlagen der Vorberatung erst am Tag der vorberatenden Sitzung freigeschaltet werden. Er wirft die Frage auf, ob die Sitzungsunterlagen nicht mit Freischaltung der Tagesordnung (fünf Tage vor der Sitzung) oder spätestens drei Tage vor der Sitzung für die Öffentlichkeit freigeschalten werden können. Hierdurch könnten interessierte Bürgerinnen und Bürger die Sitzungsunterlagen noch vor der Sitzung lesen. Seine Fraktion schlägt daher vor, die Freischaltung für die Öffentlichkeit drei oder fünf Tage vor der Sitzung vorzunehmen.

Oberbürgermeister Pelgrim führt aus, dass durch die Vorberatung die Sitzungsunterlagen im genannten Beispiel sogar vierzehn Tage vor einer abschließenden Beschlussfassung öffentlich zugänglich sind.

Stadtrat Kaiser pflichtet den Ausführungen von Oberbürgermeister Pelgrim bei, wenn man die Beschlussfassung im Gemeinderat als Maßstab heranzieht. Er beziehe jedoch seine Ausführungen auf die öffentlichen Tagesordnungspunkte in der Vorberatung. Man habe auch in der heutigen Sitzung einige Zuhörerinnen und Zuhörer.

Oberbürgermeister Pelgrim erläutert, dass bislang seitens des Gremiums der Wunsch gehegt wurde zunächst zu beraten. Es wird darauf verwiesen, dass eine abschließende Beschlussfassung erst im Gemeinderat erfolgt.

Stadtrat Kaiser vertritt die Ansicht, dass der Gemeinderat auch beraten kann, wenn die Sitzungsunterlagen bereits gegenüber der Öffentlichkeit freigeschaltet wurden.

Oberbürgermeister Pelgrim führt aus, dass die Entscheidung hierüber letztlich dem Gemeinderat obliegt. Unter Verweis auf die Verwaltungspraxis am früheren beruflichen Standort der neuen Schriftführerin wird beispielhaft ausgeführt, dass in anderen Gemeinden z. B. nur die Tagesordnung veröffentlicht wird. Sitzungsunterlagen gehen dem Gemeinderat dort zumeist erst in der Sitzung zu und werden in diesem Zuge vorgestellt bzw. verlesen.

Stadtrat Kaiser nimmt Bezug auf die Stellungnahme des Städtetags Baden-Württemberg, Hr. Brugger, wonach eine Freischaltung innerhalb des gesamten Zeitraum ab dem Zugang der Sitzungsunterlagen bei den Ratsmitgliedern bis zum Sitzungsbeginn rechtlich zulässig ist.

Oberbürgermeister Pelgrim bejaht die vom Städtetag zitierte Aussage und erläutert, dass die Meinungsbildung der Verwaltung mit Einstellung der Sitzungsunterlagen im Ratsinfo zur Einsicht für die Ratsmitglieder abgeschlossen ist. Unter Verweis auf den häufig geäußerten Wunsch des Gremiums nach mehr Beratungsbedarf, wird die Frage aufgeworfen wie viel Zeit zur Meinungsbildung in der Fraktion gewünscht wird.

Stadtrat Kaiser vertritt die Ansicht, dass sich durch eine frühere Freischaltung der Sitzungsinhalte an der Vorberatung keine Veränderung ergebe.

Oberbürgermeister Pelgrim führt aus, dass er auch für eine Änderung offen ist. Die bisherige Vollzugspraxis hält er allerdings für praktikabel.

Stadträtin Herrmann ergänzt, dass es Sinn der Gesetzesänderung war, mehr Bürgerbeteiligung zu ermöglichen, um mehr Transparenz in die Gemeindegremien zu bringen. Der Vorschlag der Verwaltung überzeuge daher nicht. Ihre Fraktion vertritt die Ansicht, dass Sitzungsunterlagen für die Öffentlichkeit 48 Stunden nach Freischaltung gegenüber den Ratsmitgliedern zugänglich gemacht werden sollten. Man sei kein „Geheimrat“. Wenn Bürgerinnen und Bürger vor einer Vorberatung auf sie zukommen, können sie das in ihre Abwägung mit einbeziehen.

Stadtrat Waller verweist darauf, dass nicht alle Gemeinderätinnen und Gemeinderäte direkt nach Freischaltung die Sitzungsunterlagen durcharbeiten. Er wäre schon gerne informiert, bevor er von Bürgerinnen und Bürger angesprochen werde. Es wird Oberbürgermeister Pelgrim beigepflichtet, dass der Zeitpunkt der Veröffentlichung gut zu überdenken sei, da sich die Frage stelle, in welchem Maß man sich noch innerhalb der Fraktion abstimmen kann, bevor Bürgerinnen und Bürger mit Inhalten der Tagesordnung auf den Gemeinderat zukommen. Dies müsse man abwägen. Das Argument eines „Geheimrates“ könne er nicht nachvollziehen und gibt zu bedenken, dass in der Vorberatung noch keine Beschlussfassung erfolgt.

Oberbürgermeister Pelgrim erläutert nochmals den Grundgedanken, dass mit der Vorberatung eine Information gegenüber dem Gemeinderat und in Folge gegenüber der Öffentlichkeit erfolgt. Zwischen der Vorberatung und der endgültigen Beschlussfassung liegen meist - je nach Ausschuss - sieben bis vierzehn Tage. Es gibt Gemeinden, die auf eine Vorberatung verzichten. Bislang erfolgt die Vorberatung in öffentlicher Sitzung und die Informationen zur Vorberatung werden ebenfalls am Tag der Vorberatung öffentlich zugänglich gemacht. Das ist nach Ansicht von Oberbürgermeister Pelgrim gerade das Gegenteil von „geheim“. In der Vorberatung erfolgt noch keine Beschlussfassung. Es erfolgt lediglich eine Empfehlung an den Gemeinderat und es besteht auch jeder Zeit die Möglichkeit die Vorberatung zur intensiveren Beratung nochmals zu verschieben. Oberbürgermeister Pelgrim bekräftigt nochmals für eine Änderung offen zu sein, da sich die Verwaltung bzw. der Oberbürgermeister oder sein erster Stellvertreter bereits mit Ausarbeitung der Sitzungsunterlagen eine Meinung gebildet hat. Als hohes Gut betrachte er, dass der Gemeinderat der Souverän ist und verweist darauf, dass die Fraktionsberatung gerade deshalb in der Gemeindeordnung eingeführt wurde. Es wird darauf verwiesen, dass es im Zuge der letzten Erörterung zur Frage des Veröffentlichungszeitpunktes Stimmen gab, zumindest auch aus der SPD-Fraktion, welche Wert darauf gelegt hatten, sich zunächst innerhalb der Fraktion abstimmen zu können. Die Entscheidung liege letztlich beim Gemeinderat als Souverän. Man solle dies jedoch nicht mit falschen Argumenten tun. Vierzehn Tage vor Beschlussfassung sind die Sitzungsunterlagen nach der bisherigen Handhabung öffentlich zugänglich. Geheim sei das insofern nicht.

Stadtrat Schorpp plädiert für einen Kompromiss. Eine ganze Reihe von Stadträtinnen und Stadträten fordern neben der Einsichtnahmemöglichkeit der Unterlagen im Ratsinfo als rechtsverbindliches Veröffentlichungsorgan, zusätzlich als interne Service-Dienstleistung die schriftlichen Unterlagen von der Stadt an. Durch den postalischen Versand gehen die schriftlichen Unterlagen diesen Gemeinderäten im Vergleich zur Sitzungsankündigung über das Ratsinfo i. d. R. deutlich später zu. Er pflichtet Stadtrat Waller bei und hätte gerne zunächst die schriftlichen Unterlagen, bevor Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern bei ihm eingehen. Aus seiner Sicht, könne einer anfragenden Bürgerin oder einem anfragenden Bürger vermittelt werden, dass noch keine Abstimmung innerhalb der Fraktion zu einem Thema möglich war und deshalb noch keine Aussage getroffen werden kann. Er plädiert zusammenfassend für eine Freischaltung der Sitzungsunterlagen gegenüber der Öffentlichkeit zwei bis drei Tage vor der Sitzung.

Stadträtin Herrmann erläutert, dass ihre Fraktion die Postlaufzeiten bereits in die Überlegungen einbezogen hat. Aus diesem Grunde beziehe sich der Antrag auf 48 Stunden nach Freischaltung der Unterlagen gegenüber dem Gemeinderat. Eine Reduzierung der Relevanz des Gemeinderates sehe sie hierdurch nicht als gegeben an. Wenn sich eine Bürgerin oder ein Bürger bei ihr melde, bevor sie Gelegenheit habe sich die Unterlagen anzusehen, so höre sie sich das Anliegen an und kündige ein Feedback nach Einsicht in die Unterlagen an. Abwägungsprobleme sehe sie hierdurch nicht.

Stadtrat Schorpp wirft ein, dass ihm die Sitzungsunterlagen in Papierform durch Postversand für den heutigen Verwaltungs- und Finanzausschuss erst am vergangenen Freitag zugegangen sind.

Stadträtin Jörg-Unfried pflichtet Stadträtin Herrmann bei. Der Gemeinderat sei der Souverän und wurde von den Bürgerinnen und Bürgern dieser Stadt gewählt. Er hat die Interessen der Bürgerinnen und Bürger dieser Stadt zu vertreten. Die Beeinflussung des Gemeinderats sei deshalb gewollt.

Stadtrat Kaiser sieht ebenfalls keine Reduzierung in der Relevanz des Gemeinderats. Er traue es den Stadträtinnen und Stadträten zu, sich eine Meinung zu bilden. Einzelinteressen können hierbei abgewogen werden. Zusagen können seines Erachtens gegenüber Bürgerinnen und Bürgern nicht gemacht werden, da keine der Fraktionen eine entsprechende Mehrheit hat. Es wird darauf Bezug genommen, dass es in der Praxis von Tagesordnungspunkt zu Tagesordnungspunkt unterschiedlich sei, ob im Falle einer Vorberatung in der darauf folgenden Gemeinderatssitzung noch eine Aussprache erfolgt. Wie durch Meinungsäußerungen von Bürgerinnen und Bürgern dieses beeinflusst werden soll, könne er argumentativ nicht nachvollziehen.

Oberbürgermeister Pelgrim führt aus, dass er und der Gemeinderat gewählt wurden, um das Gemeinwohl zu vertreten. Die parlamentarischen Meinungsbildung sei die Urform der demokratischen Meinungsbildung. Die Ausschussberatungen in den Parlamenten auf Bundes- und Landesebene sind alle nichtöffentlich, d. h. Vorberatungen im Landtag sind grundsätzlich nichtöffentlich. Alle Sitzungsunterlagen werden erst in das Parlament eingebracht und dort von den Parlamentariern bearbeitet. In Schwäbisch Hall erfolgt die Vorberatung hingegen bereits in öffentlicher Sitzung. Er bittet darum, sich einen Moment mit der Rolle des Gemeinderats hinsichtlich der Aufgabe zur Wahrung des Gemeinwohls auseinanderzusetzen. Es könne nach 20 Jahren Erfahrung als Oberbürgermeister nicht so getan werden, als ob Einzelinteressen keine Wirkung auf Gemeinderätinnen und Gemeinderäte entfalten. Er werde oft von Gemeinderätinnen und Gemeinderäten mit „auf mich ist Jemand zugekommen“ und „können wir da nicht etwas machen“ angesprochen.

Stadträtin Härterich führt aus, dass ihres Erachtens jedes vorgebrachte Argument seine Berechtigung hat. Jeder hier im Raum möchte Transparenz. Allerdings muss ihres Erachtens auch eine Vorberatung zeitlich noch möglich sein. Sie nutzt ebenfalls gerne die schriftlichen Unterlagen und schlägt als Kompromiss vor, die Sitzungsunterlagen zwei Tage vor der jeweiligen Sitzung für die Öffentlichkeit freizuschalten.

Oberbürgermeister Pelgrim spricht sich für eine klare Regelung für den Verwaltungsvoll-zug aus, da die Freischaltung der Unterlagen mittels Softwarelösung programmiert werden muss.

Stadtrat Schorpp bringt nochmals seinen Kompromissvorschlag von drei Tagen vor der jeweiligen Sitzung vor.

Stadtrat Härtig nimmt auf die Ausführungen von Oberbürgermeister Pelgrim Bezug, wonach der Gemeinderat den Freischaltungszeitpunkt bestimmen könne. Gleichzeitig werde seines Erachtens viele Gegenargumente angeführt. Transparenz sei seit Michail Gorbatschow ein hohes Gut. Eine Demokratie lebe von Entscheidungsbildungsprozessen. Manchmal sei es gut, manchmal auch weniger gut, wie in der Öffentlichkeit große Themen lange auf unterschiedlichen Kanälen diskutiert werden. Ob der Journalismus hier einen guten Beitrag hat oder nicht, sei dahingestellt. Der städtischen Diskussion tue es gut, wenn eine Veröffentlichung der Sitzungsunterlagen so bald als möglich erfolgt.
Seine Fraktion bleibe bei dem Antrag, wonach die Sitzungsunterlagen 48 Stunden nach Freischaltung gegenüber den Ratsmitgliedern der Öffentlichkeit gegenüber zugänglich gemacht werden sollten.

Stadtrat Kaiser fasst zusammen, dass der Antrag der SPD-Fraktion mit einer Freischaltung der Sitzungsunterlagen drei Tage vor der Sitzung die „gute „Mitte“ darstellt. Es wird beantragt, den Antrag zur Abstimmung zu stellen.

Stadtrat Preisendanz fragt nach, ob „drei Tage vor der Sitzung“ oder „am dritten Tag vor der Sitzung“ gemeint sei.

Stadtrat Waller fragt an, wie sich die Sachlage bei einem Sitzungstag an einem Montag verhält.

Stadtrat Preisendanz fragt ergänzend an, ob auf Werktage abgestellt werde.

Oberbürgermeister Pelgrim führt aus, dass im Falle einer Sitzung an einem Montag, die Unterlagen am vorangehenden Freitag zu veröffentlichen sind, d. h. es sind keine Werktage gemeint. 

Beschluss

- Empfehlung an den Gemeinderat -

  1. Auf Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen wird darüber abgestimmt, öffentliche Sitzungsunterlagen 48 Stunden nachdem sie den Mitglieder des Gemeinderats durch Einstellung im RatsInfo zugegangen sind, öffentlich freizuschalten.
    (4 Ja-Stimmen, 6 Nein-Stimmen, 7 Enthaltungen)
    Somit ist dieser Antrag abgelehnt.
     
  2. Auf Antrag der SPD-Fraktion wird darüber abgestimmt, öffentliche Sitzungsunterlagen drei Tage vor Sitzungsbeginn für die Öffentlichkeit freizuschalten.
    (13 Ja-Stimmen, 4 Enthaltungen)
    Somit ist diesem Antrag zugestimmt.
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