TOP 7 - Neufassung der Nutzungsordnung für das Stadt- und Hospitalarchiv Schwäbisch Hall (öffentlich)
Sitzungsvorlagen-Nummer: 92/25
Sachvortrag:
Die bisherige Nutzungsordnung des Stadt- und Hospitalarchivs bildet die vielfältigen Angebote, Arbeitsweisen und rechtlichen Rahmenbedingungen des Archivs nicht mehr angemessen ab. Die Neufassung trägt der fortschreitenden Digitalisierung Rechnung, schafft Klarheit bei Haftungs- und Nutzungsfragen und aktualisiert veraltete Begriffe sowie unpraktikable Regelungen. Zudem wird der Nutzungsbegriff erweitert, um neben der klassischen Arbeit mit historischen Unterlagen auch archivpädagogische Angebote, Führungen und digitale Ressourcen einzubeziehen. Durch diese Anpassungen wird eine zeitgemäße, rechtssichere und praxisnahe Grundlage für die Nutzung des Stadtarchivs geschaffen, die den Mitarbeitenden die notwendige Handlungsfreiheit gibt.
Überblick über die wesentlichen Änderungen
• Terminologische Anpassungen: Wo notwendig, wurde in der neuen Ordnung der Begriff Unterlagen anstelle von Archivgut/Archivalien verwendet, da dieser weiter gefasst ist und alle aktuellen sowie zukünftigen Informationsträger, insbesondere auch digitale Formate, umfasst ( vgl. § 2 Abs. 2 LArchG
BW). Zudem wurde der veraltete Begriff archivalisches Hinterlegungsgut Dritter durch den zeitgemäßen Begriff Depositum ersetzt und dessen Bedeutung erläutert (§ 1 Abs. 3).
• Berücksichtigung digitaler Nutzung: Die neue Nutzungsordnung beinhaltet die Möglichkeiten einer digitalen Ablage und der Nutzung elektronischer Ressourcen im Archiv (z. B. Datenbanken, perspektivisch eAkten).
• Haftungs- und Weisungsbefugnisse: Der Begriff der Nutzung wurde um verschiedene Angebote des Archivs erweitert, darunter Führungen, archivpädagogische Angebote, Reproduktionen und die Nutzung der Bibliothek. Dies dient der rechtlichen Absicherung und stellt klar, dass die
Weisungsbefugnis der Archivmitarbeitenden auch in diesen Bereichen gilt (§ 1 Abs. 4). Zudem wurde, wo sinnvoll, der Ermessensspielraum der Archivmitarbeitenden betont.
• Regelung für minderjährige Nutzende: Bisher wurde die Möglichkeit der Nutzung durch Minderjährige nicht gesondert geregelt. In der neuen Ordnung ist nun eine schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten auf dem Nutzungsantrag erforderlich (§ 3 Abs. 1).
• Streichung nicht umsetzbarer Bestimmungen: Einzelne Passagen, die sich in der Praxis nicht umsetzen ließen, wurden gestrichen. Dazu gehören das Nutzungsverbot für Personen, die in anderen Einrichtungen straffällig wurden (§ 1 Abs. 5), die Einholung von Informationen aus Justizbehörden (§ 1
Abs. 6) sowie die Regelung, dass der Oberbürgermeister über Sperrfristenverkürzungen entscheidet – diese Aufgabe wurde der Archivleitung übertragen. Zusätzlich wurde die Möglichkeit von Nebenbestimmungen bei Sperrfristenverkürzungen eingeführt, um beispielsweise die Einsicht in
personenbezogene Akten zu ermöglichen, jedoch nur in anonymisierter Form.
• Regelung für den Lesesaalbetrieb: Erfahrungswissen hat gezeigt, dass das Verhalten im Lesesaal und der Umgang mit Archivalien klar definiert sein müssen. Dadurch kann in Konfliktfällen auf die Nutzungsordnung verwiesen und im Bedarfsfall die Nutzungserlaubnis entzogen werden (§§ 4 und 6
Abs. 1 und 2).
• Verleih von Archivgut und Bibliotheksmedien: Archivgut wird grundsätzlich nicht verliehen oder außer Haus gegeben, um die Unikate zu schützen. § 4 Abs. 4 ist lediglich noch enthalten, um auch in Zukunft den versicherten Verleih für wissenschaftliche Ausstellungen zu ermöglichen. Dies ist übliche
Praxis und dient der Zusammenarbeit mit anderen Kultureinrichtungen.
Die Fachbibliothek des Stadtarchivs ist die wohl größte Bibliothek zur Stadtgeschichte in der Region. Seit vielen Jahren werden Bücher kostenlos verliehen, jedoch war dieses beliebte Angebot bislang nur unzureichend durch die Nutzungsordnung gedeckt. Die neue Formulierung legt fest, welche
Bücher ausgeliehen werden können, regelt den Ausleihzeitraum und lässt den Mitarbeitenden einen Ermessensspielraum (§ 5 Abs. 4).
• Technische Arbeitsmittel: Die Nutzung von Mobiltelefonen und Laptops zur Archivarbeit ist längst Realität. Auch dies wurde in der neuen Nutzungsordnung berücksichtigt und klar geregelt (§ 6 Abs. 3).
• Haftungsfragen: Haftungsfragen wurden in § 7 konkretisiert, um mögliche Unklarheiten zu vermeiden.
• Reproduktion und Urheberrecht: Die Passagen zur Reproduktion von Archivgut wurden an den aktuellen technischen Stand angepasst, insbesondere hinsichtlich der Nutzung von Scannern und Mobiltelefonen (§ 11 Abs. 1-11). In diesem Zusammenhang war es wichtig, die Bestimmungen zur
Wahrung von Urheberrechten zu aktualisieren. Dies dient nicht nur der Rechtssicherheit der Nutzenden bei der Zitation von Archivgut, sondern auch dem Schutz der Archivmitarbeitenden und der Vermeidung möglicher rechtlicher Auseinandersetzungen (§ 10 Abs. 9). Zudem wurden Regelungen zur
elektronischen Veröffentlichung, etwa in Blogs, ergänzt. In § 11 wurde zudem die Verpflichtung zur Abgabe eines Belegexemplars gemäß § 7 LArchG BW aktualisiert.
Anlagen:
Anlage 1: Neue Nutzungsordnung für das Stadt- und Hospitalarchiv
Anlage 2: Synopse Nutzungsordnung
Anlage 3: Nutzungsantrag Stadt- und Hospitalarchiv
Beschlussfassung:
Der Gemeinderat stimmt der Neufassung der Nutzungsordnung für das Stadt- und Hospitalarchiv zu.
(einstimmig - 28)
