§ 141 - Korrektur der Jahresergebnisse in den Jahresrechnungen 2006 - 2009 der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Schwäbisch Hall infolge von fehlerhaften Vorträgen von Haushaltsresten in die Folgejahre (öffentlich)

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Sachvortrag:

Im Rahmen der überörtlichen Prüfung der Haushaltsjahre 2005 - 2010 stellte die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg fest, dass die Sachbuchführung der Stadt Schwäbisch Hall aufgrund von unterlassenen Referenzbuchungen im Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge sowie aufgrund von fehlerhaften Übertragungen von Haushaltsresten in das Folgejahr nicht in allen Belangen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltungsbuchführung entspricht.

Nach Aufarbeitung der Übertragungsfehler bei den Haushaltsresten und Abstimmung des Sachbuches für haushaltsfremde Vorgänge mit dem Stand der allgemeinen Rücklage durch die Verwaltung wurden in der Sitzung des Gemeinderates der Stadt Schwäbisch Hall am 28.03.2012, § 50, die korrigierten Jahresergebnisse der Stadt Schwäbisch Hall für die Haushaltsjahre 2005 - 2010 neu festgestellt.

Da die Sachbuchführung der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist mit der gleichen Finanzsoftware Finanz+ wie bei der Stadt Schwäbisch Hall durchgeführt wird, war anzunehmen, dass hierbei in der Vergangenheit die gleichen Fehler entstanden sind wie bei der Stadt.

Auch hier löste das autonome Verfahren Finanz+ zum 01.01.2005 das bis zum 31.12.2004 im Einsatz befindliche Rechenzentrumsverfahren Fiwes Classic ab.

Mit der Umstellung auf Finanz+ wurden bis 2008 die sog. Referenzbuchungen (Gegenbuchungen) im Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge (ShV) nicht konsequent getätigt. Die Begründung hierfür war seinerzeit, dass diese keine Auswirkungen auf das Haushaltsergebnis hätten.

Nach dem kameralen Haushaltsrecht ist das Sachbuch dreiteilig zu gliedern (§ 27 Abs. 1 GemKVO) . Dabei sind das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt (SVW), das Sachbuch für den Vermögenshaushalt (SVM) und das Sachbuch für haushaltsfremde (haushaltsneutrale) Vorgänge (ShV) rechnungstechnisch als Einheit zu verstehen.

Im ShV werden solche Einnahmen und Ausgaben ausgewiesen, die sich nicht auf den Haushalt der Gemeinde auswirken.

Im ShV sollen nicht nur die kassenwirksamen Ein- und Auszahlungen (Ist-Buchungen) dargestellt werden, sondern im Sinne einer rechnungstechnischen Vereinheitlichung des ShV mit dem Sachbuch für Verwaltungshaushalt und Vermögenshaushalt auch die sog. Referenzbuchungen (Soll-Gegenbuchungen ohne Geldfluss) dargestellt werden.
Dadurch soll eine Verprobung der in den Sachbüchern des Verwaltungs- und Vermögenshaushaltes ermittelten Haushaltsergebnisse ermöglicht werden.

Bis 2008 wurden die Referenzbuchungen im ShV nicht konsequent getätigt. Dadurch war die Verprobung der in den Sachbüchern des Verwaltungs- und Vermögenshaushaltes ermittelten Haushaltsergebnisse nicht möglich.

Durch die fehlende Möglichkeit der Verprobung des Bestandes der allgemeinen Rücklage wurde übersehen, dass die neue Finanzsoftware es zulässt , dass zwischen dem Bestand der zu Lasten eines Haushaltsjahres gebildeten Haushaltsresten und dem Bestand der ins Folgejahr übertragenen Haushaltsresten nicht zulässige Differenzen entstehen.

Diese Differenzen sind im Wesentlichen dadurch entstanden, dass bei der Auflösung von Deckungsringen (die Mittel mehrerer Haushaltsstellen sind gegenseitig deckungsfähig) auf die überbuchten Haushaltsstellen negative Haushaltsreste gebildet wurden, welche vom System nicht ins Folgejahr übertragen wurden.

Nach der sehr zeitaufwendigen Aufarbeitung der Differenzen bei der Übertragung von Haushaltsresten in die Folgejahre wurden für die einzelnen Haushaltsjahre die nachfolgenden Summen ermittelt (siehe Anlage Vorträge HR / KR).

Haushaltsjahr	Korrektur	festgestellter Stand der allg. Rücklage	korrigierter Stand der allg. Rücklage
2006	4,27 €	106.092,36 €	106.096,63 €
2007	-3.680,54 €	284.918,71 €	281.242,44 €
2008	-216,50 €	533.993,38 €	530.100,61 €
2009	-1.923,43 €	2.897.297,12 €	2.891.480,92 €

 

Die Rechnungsergebnisse der Haushaltsjahre 2006, 2007, 2008 und 2009 müssen in Höhe der aufgelisteten Korrekturbeträge geändert werden.

Für das Haushaltsjahr 2009 ergibt sich noch ein weiterer Korrekturbedarf der allgemeinen Rücklage aus der Einbuchung des Mietkontobestandes „Studentenwohnheim Gelbinger Gasse“ in Höhe von 3.349,79 €. Dieses Konto wurde erst mit der Umstellung des Rechnungswesens der Stiftung „Hospital zum Heiligen Geist“ auf die Doppik zum  01.01.2010 in der Eröffnungsbilanz erfasst. Bis 31.12.2009 wurde dieses Konto weder in den Jahresergebnissen berücksichtigt noch im ShV geführt.

Haushaltsjahr	Korrektur	korrigierter Stand der allg. Rücklage (Vortrag HH-Reste)	korrigierter Stand der allg. Rücklage
2009	3.349,79 €	2.891.480,92 €	2.894.830,71 €

 

Auch die fehlenden Referenzbuchungen der Haushaltsjahre 2005–2008 wurden aufgearbeitet und dokumentiert. Dies ermöglicht eine Verprobung des Bestandes der allgemeinen Rücklage.

Die Verprobung des Bestandes der allgemeinen Rücklage zum 31.12.2009 im ShV mit dem in den Sachbüchern des Verwaltungs- und Vermögenshaushaltes ermittelten und durch die Haushaltsreste-Übertragungsdifferenzen bereinigten Stand der allgemeinen Rücklage ergibt noch eine Differenz (Fehlbetrag) in Höhe von 10.162,74 € (siehe Anlage Verprobung der allg. Rücklage). Da die Prüfung der Kassenbestände nie Anlass für Beanstandungen gab, kann diese Differenz nur aus noch nicht entdeckten Fehlbuchungen entstanden sein.

Die Verwaltung schlägt vor, dass diese Differenz im kameralen ShV als Forderung eingebucht wird. Eine Übernahme in die doppische Bilanz erfolgt nicht, zumal trotz aller Bemühungen keine weitere Klärung möglich war.

Dieser Vorschlag wurde mit dem Fachbereich Revision der Stadt Schwäbisch Hall abgestimmt und der Gemeindeprüfungsanstalt Baden–Württemberg zur Kenntnis vorgelegt.

Anlagen

Oberbürgermeister Pelgrim verweist auf die analoge Fehlerkorrektur im städtischen Haushalt.

Beschluss

- Empfehlung an den Gemeinderat -

Der Gemeinderat der Stadt Schwäbisch Hall beschließt:

1. Der Beschluss über die Feststellung der Jahresrechnung 2006 der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Schwäbisch Hall vom 30.01.2008 wird aufgehoben.

Die Jahresrechnung 2006 der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:

		EURO
1.	Im Verwaltungshaushalt	5.528.852,24
	Im Vermögenshaushalt	1.248.633,55
	Zusammen	6.777.485,79
2.	Als Rechnungsergebnis 2006 wird ein Überschuss in Höhe von ausgewiesen und festgestellt	62.839,95
3.	Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt	106.096,63
4.	Der Stand der Sonderrücklage Fachhochschulstiftung beträgt	5.412.531,40
5.	Der Stand der Zinsrücklage Fachhochschulstiftung beträgt	944,62
6.	Der Stand der Sonderrücklage Emil-Schmidt-Stiftung beträgt	508.316,20
7.	Der Stand der Zinsrücklage Emil-Schmidt-Stiftung beträgt	7.845,54
8.	Der Stand der Sonderrücklage St. Bildung u. Kultur beträgt	2.247.291,95
9.	Der Stand der Zinsrücklage St. Bildung u. Kultur beträgt	0,00
10.	Der Stand der Sonderrücklage Bildung u. Soziales beträgt	2.000.000,00
11.	Der Stand der Zinsrücklage Bildung u. Soziales beträgt	0,00
12.	Der Schuldenstand aus äußeren Darlehen liegt bei	5.465.554,74

 

2. Der Beschluss über die Feststellung der Jahresrechnung 2007 der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Schwäbisch Hall vom 11.12.2008 wird aufgehoben.

Die Jahresrechnung 2007 der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:

		EURO
1.	Im Verwaltungshaushalt	5.448.135,29
	Im Vermögenshaushalt	1.166.813,31
	Zusammen	6.614.948,60
2.	Als Rechnungsergebnis 2007 wird ein Überschuss in Höhe von ausgewiesen und festgestellt	175.145,81
3.	Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt	281.242,44
4.	Der Stand der Sonderrücklage Fachhochschulstiftung beträgt	5.496.417,51
5.	Der Stand der Zinsrücklage Fachhochschulstiftung beträgt	0,00
6.	Der Stand der Sonderrücklage Emil-Schmidt-Stiftung beträgt	516.071,13
7.	Der Stand der Zinsrücklage Emil-Schmidt-Stiftung beträgt	8.440,94
8.	Der Stand der Sonderrücklage St. Bildung u. Kultur beträgt	2.302.734,60
9.	Der Stand der Zinsrücklage St. Bildung u. Kultur beträgt	0,00
10.	Der Stand der Sonderrücklage Bildung u. Soziales beträgt	2.000.000,00
11.	Der Stand der Zinsrücklage Bildung u. Soziales beträgt	123.806,52
12.	Der Schuldenstand aus äußeren Darlehen liegt bei	5.111.865,03

3. Der Beschluss über die Feststellung der Jahresrechnung 2008 der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Schwäbisch Hall vom 24.03.2010 wird aufgehoben.

Die Jahresrechnung 2008 der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:

		EURO
1.	Im Verwaltungshaushalt	6.430.209,66
	Im Vermögenshaushalt	2.372.050,72
	Zusammen	8.802.260,38
2.	Als Rechnungsergebnis 2008 wird ein Überschuss in Höhe von ausgewiesen und festgestellt	248.858,17
3.	Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt	530.100,61
4.	Der Stand der Sonderrücklage Fachhochschulstiftung beträgt	5.100.000,00
5.	Der Stand der Zinsrücklage Fachhochschulstiftung beträgt	219.291,41
6.	Der Stand der Sonderrücklage Emil-Schmidt-Stiftung beträgt	518.000,00
7.	Der Stand der Zinsrücklage Emil-Schmidt-Stiftung beträgt	18.262,63
8.	Der Stand der Sonderrücklage St. Bildung u. Kultur beträgt	2.200.000,00
9.	Der Stand der Zinsrücklage St. Bildung u. Kultur beträgt	57.383,78
10.	Der Stand der Sonderrücklage Bildung u. Soziales beträgt	2.000.000,00
11.	Der Stand der Zinsrücklage Bildung u. Soziales beträgt	225.888,40
12.	Der Schuldenstand aus äußeren Darlehen liegt bei	4.809.717,20

 

4. Der Beschluss über die Feststellung der Jahresrechnung 2009 der Stiftung Hospital zum Heiligen Geist Schwäbisch Hall vom 21.02.2011 wird aufgehoben.

Die Jahresrechnung 2009 der Stadt Schwäbisch Hall wird gemäß § 95 GemO mit den folgenden Schlusssummen jeweils in Einnahmen und Ausgaben endgültig festgestellt:

		EURO
1.	Im Verwaltungshaushalt	6.858.709,32
	Im Vermögenshaushalt	7.416.185,08
	Zusammen	14.274.894,42
2.	Als Rechnungsergebnis 2009 wird ein Überschuss in Höhe von ausgewiesen und festgestellt	2.364.730,10
3.	Der Stand der Allgemeinen Rücklage beträgt	2.894.830,71
4.	Der Stand der Sonderrücklage Fachhochschulstiftung beträgt	5.100.000,00
5.	Der Stand der Zinsrücklage Fachhochschulstiftung beträgt	184.795,66
6.	Der Stand der Sonderrücklage Emil-Schmidt-Stiftung beträgt	518.000,00
7.	Der Stand der Zinsrücklage Emil-Schmidt-Stiftung beträgt	22.359,30
8.	Der Stand der Sonderrücklage St. Bildung u. Kultur beträgt	2.200.000,00
9.	Der Stand der Zinsrücklage St. Bildung u. Kultur beträgt	118.216,26
10.	Der Stand der Sonderrücklage Bildung u. Soziales beträgt	2.000.000,00
11.	Der Stand der Zinsrücklage Bildung u. Soziales beträgt	170.062,53
12.	Der Schuldenstand aus äußeren Darlehen liegt bei	4.486.843,05

5. Die aus der Verprobung der allgemeinen Rücklage zum 31.12.2009 im Sachbuch für
      haushaltsfremde Vorgänge festgestellte Differenz in Höhe von 5.041,03 €     (Korrekturbetrag) wird als „unklare Forderung“ in das ShV eingebucht.

(einstimmig - 10 -)