§ 59/1 - Verschiedenes und Bekanntgaben: Anfragen der SPD-Fraktion, StR Kaiser vom 09.01.2017 zum Schlussbericht des Fachbereich Revision für den Jahresabschluss 2015; hier: Antwort der Verwaltung (öffentlich)
Sachvortrag:
Anfrage der SPD-Fraktion: siehe Anlage
A. Stadt
1. Aus welchen Gründen wurden zwei Darlehen an einen privaten Darlehensnehmer vergeben? Wie ist der aktuelle Stand der Rückzahlung dieser Darlehen?
Stellungnahme:
Im Zuge der Verpachtung der Gaststätte „Kultbucht“ (ehemals „Altes Schlachthaus“) wurde vereinbart, dass von der Stadt Schwäbisch Hall ein Budget für Neuanschaffungen, Renovierungen sowie alles was im engeren Sinne für den Betrieb der Gaststätte erforderlich ist, in Höhe von 40.000,00 € als Darlehen zur Verfügung gestellt wird.
Der Umbau gestaltete sich jedoch aufwendiger als ursprünglich kalkuliert. Es ergaben sich aufwendige und kostspielige Arbeiten im Bereich der Elektronik. Darüber hinaus musste der Thekenbereich durch neue Einbauten ersetzt werden. Die Pächterin bat um Aufstockung des Darlehens. Aus diesem Grund wurde am 26.04.2013 ein weiterer Darlehensvertrag in Höhe von 12.000,00 € vereinbart.
Die Darlehen sind durch Eigentumsabtretung an das Mobiliar abgesichert.
Die aktuellen Darlehensstände sind wie folgt:
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Darlehen von ursprünglich 40.000,00 € |
Restschuld am 02.03.17: |
21.048,05 € |
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Darlehen von ursprünglich 12.000,00 € |
Restschuld am 02.03.17: |
4.732,14 € |
Die Darlehen werden vereinbarungsgemäß getilgt.
2. Weshalb werden vergebene Aufträge häufig nicht, wie vorgeschrieben, als Anlage in Finanz+ vermerkt?
Stellungnahme:
Größtenteils handelt es sich hierbei um Aufträge unterhalb der Schwelle von 1.500,- €. Bis zu diesem Betrag ist es nicht erforderlich Aufträge im Finanz+ anzulegen.
Im Rahmen der Auftragsabwicklung durch die Firmen stellt sich jedoch oft nachträglich heraus, dass der Aufwand höher wird, z.B. durch erhöhten Zeitaufwand, Mengenmehrungen oder zusätzlichen Reparaturbedarf.
Die beauftragten Firmen führen ihre Aufträge aus und schicken dem Fachbereich Planen und Bauen die Abrechnungen. Die Rechnungshöhe übersteigt den geschätzten Aufwand durch den Bauleiter, die Wertgrenze für das Anlegen von Aufträgen ist somit überschritten.
In diesen Fällen ist ursprünglich kein Auftrag angelegt und auch keine Verfügung geschrieben.
Diese Fälle kommen recht häufig, vor sind aber der Praxis geschuldet und auch unvermeidbar.
Aufgrund der Dienstanweisung wären die Bauleiter gezwungen, nachträglich entsprechende Aufträge anzulegen und Verfügungen zu schreiben. Dies führt zu einem unverhältnismäßigen hohen Verwaltungsaufwand für die Bauleiter und ist nicht praktikabel.
Ab und an kommt es auch vor, dass Vergaben an Firmen über 1.500,- € nicht als Aufträge in unseren Finanzverfahren Finanz+ angelegt werden. Hier handelt es sich jedoch um absolute Ausnahmen. Wird dies bekannt, wird das Versäumnis unmittelbar abgestellt und die Verantwortlichen auf die geltende Dienstanweisung für die Vergabe von Aufträgen hingewiesen.
3. Weshalb wird bei den Schulen und Kindergärten für gleichartige Anschaffungen auf ein übergreifendes Beschaffungskonzept verzichtet?
Stellungnahme:
Die Mittel der Schulen sind budgetiert und werden von diesen auch eigenständig bewirtschaftet. Der Fachbereich Jugend, Schule und Soziales unterstützt die Schulen soweit die Bewirtschaftung deren Zuständigkeit von den Wertgrenzen her übersteigt. Eine zentrale Beschaffung in diesem Bereich sprengt die personelle Kapazität im Fachbereich Jugend, Schule und Soziales, da aufgrund der unterschiedlichen Bedarfe der Schulen hierfür ein sehr hoher Koordinationsaufwand erforderlich wäre.
Ebenso scheiden Ausschreibungen auf Rahmenvertragsbasis aus, da die Schulen nur sehr schwer ihren Bedarf längerfristig festlegen können, sondern immer sehen müssen, wie sie die pauschalierten Mittel am sinnvollsten einsetzen können.
Für die Tageseinrichtungen gilt, dass aktuell die Beschaffung der EDV in Abstimmung mit dem Fachbereich Hauptverwaltung erfolgt. Fachbereichsintern sind auch die Mittel für Beschaffungen für die Tageseinrichtungen teilweise pauschaliert und wird ähnlich wie bei den Schulen verfahren.
4. Bei der Baurevision sind noch Anfragen aus 2013 nicht beantwortet.
Wie ist die Beantwortung von Anfragen der Revision geregelt?
Stellungnahme:
Die Anfragen aus 2013 und 2014 sind „Altfälle“, die derzeit in enger Zusammenarbeit zwischen Revision und Planen & Bauen aufgearbeitet und abgeschlossen werden.
Die lange Bearbeitungszeit ist auch der engen personellen Kapazitäten im Fachbereich Planen und Bauen geschuldet.
5. Der hohe Anteil externer Planungsleistungen könnte durch eigene Personalkapazitäten offensichtlich günstiger erbracht werden. Wie oft wurde bereits der Versuch unternommen, zusätzliche Fachkräfte zu gewinnen?
Stellungnahme:
Die Stadt hatte in der Vergangenheit mehrfach versucht befristet eine/n Architekten/in zur Abdeckung der Spitzen in der Aufgabenbewältigung der Hochbauabteilung einzustellen. Sämtliche Versuche blieben mangels qualifizierten Bewerbungen erfolglos.
Auch wurden Stellen für Tiefbauingenieure mehrfach ausgeschrieben. Diese Stellen blieben ebenfalls mangels qualifizierte Bewerbungen unbesetzt.
Über ähnliche Erfahrungen kann auch die städtische Tochter, die HGE Haller Grundstücks- und Erschließungsgesellschaft mbH, berichten.
B. Eigenbetriebe
6. Die gedeckelte Provision beim Kartenverkauf für die Freilichtspiele produziert ein Defizit beim Eigenbetrieb TM. Welche Lösung schlagen die Verantwortlichen vor?
Stellungnahme:
Es war vor Jahren (1999) eine politische Entscheidung, den Ticketverkauf der FLS zentral bei der Stadt, jetzt Eigenbetrieb TM, anzusiedeln. Für den Ticketverkauf erhält der Eigenbetrieb TM 10 % Provision, diese ist maximal auf 94.538,- € netto gedeckelt. Der Ticketverkauf für das Winterprogramm fällt nicht unter den „Deckel". Es wird extra abgerechnet , 10 % Provision gehen an den Eigenbetrieb TM.
Desweiteren erstatteten die FLS dem Eigenbetrieb TM von jedem verkauften Ticket bislang 50 Cent zur Deckung der Systemgebühren. Auch die Portokosten wurden und werden erstattet.
Unter Berücksichtigung der variablen Kosten (direkt der Sparte „Ticketverkauf FLS“zugeordneten Kosten) zuzüglich eines Gemeinkostenzuschlags in Höhe von rund 15.000 € netto sind in den Jahren 2010-2015 laut interner Kalkulation des Eigenbetriebes TM jährliche Verluste beim Eigenbetrieb TM zwischen 5.000 bis 36.000 € netto entstanden.
Die Erstattungen der FLS für Systemgebühren wurden im Sommer 2016 um 100 % auf 1€ zu erhöht, was 35.000 bis 50.000 € netto Mehreinnahmen für den Eigenbetrieb TM bedeutet.
Durch diese Maßnahme ist es gewährleistet, dass der Ticketverkauf für die FLS vor dem Hintergrund einer Kalkulation auf Teilkostenbasis kostendeckend ist.
Für Preiskalkulationen ist in der kaufmännischen Praxis eine Kalkulation auf Teilkostenbasis üblich. Dadurch soll gewährleistet werden, dass die Preise mindestens die variablen (direkt der Leitung zugeordneten Kosten) abdecken und darüber hinaus möglichst noch ein Deckungsbeitrag zur teilweise oder vollständigen Abdeckung der fixen Kosten erwirtschaften.
Verrechnet man im Sinne einer Vollkostenkalkulation auch die fixen Kosten wie Raumkosten, Instandhaltung etc. auf die Kostenstelle „Ticketverkauf FLS“, so ist der Ticketverkauf nach wie vor defizitär.
Die Deckelung der Provision aufzuheben, ist aus Sicht der FLS nur möglich, wenn die Stadt den Festzuschuss an die FLS entsprechend erhöht. Ansonsten sähen sich die FLS gezwungen, eine Rückverlagerung des Ticketverkaufs zu prüfen.
7. Vom Eigenbetrieb Friedhöfe wurde eine Baumaßnahme veranlasst, die mit über 65.000,00 € abgerechnet wurde, jedoch nicht im Vermögensplan enthalten war. Was war die Begründung für die vorgezogene Umsetzung ohne eingeplante Mittel?
Stellungnahme:
Bei der Baumaßnahme in 2015 handelt es sich um die Neugestaltung des Grabfeldes 11 auf dem Waldfriedhof. In enger Abstimmung mit dem DIAK wurde das bestehende Reihengrabfeld neu gestaltet. Ein neues notwendiges Grabfeld „Ort für die Allerkleinsten“ entstand. In diesem neuen Grabfeld werden in den nächsten Jahren Bestattungen von Totgeburten, Fehlgeburten und Ungeborene durchgeführt.
62 Grabstellen sind vorbereitet. Es besteht ein großer Zuspruch. Offizielle Einweihung war am 17.09.2015.
Die Brutto-Herstellungskosten für das Grabmal betragen 63.300,34 €. Es gibt hierfür ein Zuschuss vom DIAK in Höhe von 12.372,73 €.
Im Vermögensplan 2015 des Eigenbetriebs Friedhöfe waren insgesamt 140.000 € für Investitionen vorgesehen. Für die oben genannte Maßnahme waren keine Planansätze vorgesehen. Da die Ansätze für den Nikolaifriedhof 2015 nicht benötigt wurden, konnten diese Mittel für diese Maßnahme im Rahmen der gegenseitigen Deckungsfähigkeit ( § 2 Abs. 4 EigBV) verwendet werden.
8. Weshalb wurde im Rahmenvertrag des Werkhofs mit den Stadtwerken, der von 2015 bis 2020 gelten soll, kein Inflationsausgleich vereinbart?
Stellungnahme:
Der bestehende erteilte Auftrag der Stadtwerke Schwäbisch Hall GmbH an den Eigenbetrieb Werkhof aus 2008 wurde zum dritten Mal unter Anpassung der Konditionen und Leistungsbeschreibungen bis 31.03.2020 verlängert. Es ist kein Rahmenvertrag. Die Einheitspreise wurden um 8 Prozent ab 01.04.2015 erhöht. Dies basiert auf eine jährliche Anpassung um 1,6 % ohne Zins- und Zinseszinsrechnung. Würde der Eigenbetrieb Werkhof den Auftrag nicht annehmen, könnten die Maschinen, Geräte und die Beschäftigten anderweitig eingesetzt werden, hätten aber eine geringere Auslastung. Die interne Auftragsvergabe trägt auch zur Erhaltung und Stärkung der Kompetenzen für Tiefbauarbeiten durch das Fachpersonal beim Eigenbetrieb Werkhof bei.
Unabhängig hiervon nimmt der EB Werkhof die Prüfungsfeststellung des Fachbereichs Revision zum Anlass, den Vertrag mit den Stadtwerken im Hinblick einer besseren Kostendeckung zu verhandeln.
9. Immer noch hat der Werkhof hohe offene Forderungen gegenüber einzelnen Fachbereichen.
Was spricht gegen den Vorschlag der Revision, Daueraufträge quartalsweise pauschal als Abschlagszahlung abzurechnen?
Stellungnahme:
Die offenen Forderungen aus 2015 in Höhe von 1.009.919,04 € wurden zeitnah in 2016 bezahlt. Die Einbuchung dieser Forderungen erfolgte größtenteils nach Jahreswechsel im abgelaufenen Geschäftsjahr, da die erbrachten Leistungen periodengerecht gebucht werden müssen.
Die relativ Hohe Summe an Forderungen entsteht dadurch, dass der Eigenbetrieb Werkhof bestrebt ist zum Jahresabschluss die Aufträge abzurechnen. Die Abrechnungen hierzu gehen teilweise nach dem Jahreswechsel ein. Für Abrechnungen, welche gegen Ende des Geschäftsjahres bei der Stadt eingehen, benötigen die auftraggebende Fachbereiche Zeit für die Prüfung der Abrechnungen. Dadurch ist die Zahlung der Rechnungen nur jahresübergreifend möglich.
Abschlagszahlungen auf Dauer- oder Einzelaufträge bedürfen einer Leistungserfassung und Beschreibung der zugrunde liegenden Arbeiten. Diese sind nur in wenigen Bereichen beschrieben.
Es erfolgen Pauschalabrechnungen mit dem Eigenbetrieb Friedhöfe und dem Eigenbetrieb Abwasserbeseitigung. Sobald weitere Leistungsbereiche abgestimmt sind, können auch zu weiteren Aufträgen Pauschalabrechnungen erfolgen.
10. Der von den Stadtwerken in Rechnung gestellte Verwaltungsaufwand für die Gebührenabrechnung bei Schmutzwasser liegt weit höher als in anderen Kommunen. Sehen die Verantwortlichen einen Handlungsbedarf?
Stellungnahme:
Für die Gebührenabrechnungen von eingeleitetem Schmutzwasser in öffentliche Kanäle dienen die abgenommenen Frischwassermengen unseres Versorgungsunternehmens Stadtwerke. Es ist daher sinnvoll, dass die Stadtwerke diese Abrechnungen auch im Auftrag des Eigenbetriebs Abwasserbeseitigung erledigen.
Zum Leistungsumfang der Stadtwerke gehört, ca. 9.000 Zähler abzurechnen, ca. 550 reine Abwasserzähler(ohne Frischwasserbezug) mit abzurechnen, Ablesungen, Jahresrechnungen, Teilabrechnungen, Zwischenabrechnungen innerhalb eines Jahres, Großkundenabrechnungen (ca. 100 Zähler/Monat), Änderungsdienste, DV-Erfassungen, Zahlungen, Nachweise, Statistiken, anteilige Porto-/Telefonkosten, Mahnverfahren, Beitreibungen, Vollstreckungen und aller Schriftverkehr.
Alle Absetzungen von Abwassergebühren dürfen nur auf schriftliche Anweisung durch die Stadt durchgeführt werden.
Die vertragliche Regelung besteht seit 01.01.1997. Sie beinhaltet eine Anpassung auf Grundlage der geänderten Personalkosten bei den Stadtwerken und aus dem Investitionsgüterindex bei 5 % nach oben oder nach unten.
In Abstimmung zwischen Herrn Oberbürgermeister Pelgrim und der Geschäftsleitung der Stadtwerke Schwäbisch Hall GmbH werden die Vertragskonditionen in 2017 neu vereinbart.
Es gibt keine landesweite oder kreisweite Übersicht oder Vergleichsliste über die Kosten für diese Abrechnungen. Im Erfahrungsaustausch von der DWA, Landesverband Baden-Württemberg, in Neckarsulm, konnten wir erfahren, dass die Kostensätze für Abrechnungen durch Stadtwerke oder Versorgungsunternehmen in unterschiedlichen Leistungsbereichen von 5,00 € bis ca. 17,00 € liegen. Bei uns betragen die Kosten für das beschriebene Leistungspaket pro Haushalt daher bei ca. 15,00 €.
Der Gemeinderat nimmt die Stellungnahme der Verwaltung zu den Anfragen der SPD Fraktion im Stadtrat zum Prüfbericht 2015 des Fachbereichs Revision zur Kenntnis.
