TOP 15 - Auflösung des bisherigen Eigenbetrieb Touristik und Marketing Schwäbisch Hall (TM) in zwei Abteilungen und Integration in den städtischen Fachbereich Kultur und Touristik (öffentlich)

Aus Ratsinformationssytem Schwäbisch Hall
Wechseln zu: Navigation, Suche

Sitzungsvorlagen-Nummer: 1. 98/21

Sachvortrag:

Die Verwaltung schlägt vor, den bisherigen Eigenbetrieb Touristik und Marketing (TM) aufzulösen und in zwei Abteilungen innerhalb des Fachbereiches Kultur und Touristik aufzuggliedern: in die Abteilung „Touristik und Tourist Information“ und die Abteilung „Veranstaltungs-Management und Marketing“. Die Auflösung und die damit einhergehende Re-Integration in den Kernhaushalt erfolgt mit Wirkung zum 01.01.2022. Grundlage hierfür bilden erstens die erforderliche organisatorische Entflechtung der Prozessabläufe, zweitens absehbare Spareffekte aufgrund des Wegfalls von administrativen Verpflichtungen sowie drittens zukünftig vermiedene Kosten aus der Vermeidung der Umsetzung der Novelle der EiBVO sowie Beseitigung der Mängel in der Kassenführung des Eigenbetriebes.

Begründung:

1. Organisatorische Entflechtung der Prozessabläufe (ohne monetäre Auswirkungen)

Der Eigenbetrieb TM ist für das städtische Veranstaltungsmanagement und die touristische Vermarktung der Stadt Schwäbisch Hall zuständig. Im Hinblick auf die Überwachung der Zielerreichung ist der Einsatz von betriebswirtschaftlichen Instrumentarien im Rechnungswesen (Kostenrechnung, vollständige Vermögensrechnung etc.) unerlässlich.

Der Gemeinderat hat am 24. Oktober 2007 beschlossen, das Vermögen der damaligen GmbH zum 1. Januar 2008 auf die Stadt Schwäbisch Hall zu übertragen. Seit diesem Beschluss des Gemeinderats wird die Touristik und Marketing Schwäbisch Hall in der Rechtsform des städtischen Eigenbetriebes (kurz „Eigenbetrieb TM“) mit einem eigenständigen Rechnungswesen nach HGB geführt. Dadurch war der Eigenbetrieb in der Lage die zuvor genannten betriebswirtschaftlichen Instrumentarien einzusetzen. Seit Einführung des NKHR im städtischen Rechnungswesen sind diese Möglichkeiten auch im städtischen Kernhaushalt gegeben. Insofern besteht keine Notwendigkeit mehr, das Rechnungswesen des Verwaltungsbereichs „Touristik und Marketing“ in einen rechtlich unselbstständigen Eigenbetrieb auszugliedern.

Schritte zur weiteren Strukturentwicklung dieses Verwaltungsbereichs erfolgten mit den Vorlagen für den Personal- und Organisationsausschuss am 28. Juli 2011 und am 30. Juni 2015. Von diesen Ansätzen ausgehend wurde im Jahr 2018 auf Beschluss des Gemeinderates der neue Fachbereich Kultur und Touristik geschaffen. Seitdem ist der Eigenbetrieb TM Bestandteil dieses Fachbereiches.

Die Umstrukturierung in zukünftig zwei Abteilungen innerhalb des Fachbereiches schreibt damit diese früheren Konzepte fort. Dem neuen Fachbereich Kultur und Touristik sind neben dem Eigenbetrieb TM, das Hällisch-Fränkische Museum, das Stadtarchiv, das Kulturbüro sowie die Stadtbibliothek und die Musikschule zugeordnet. Diese Umstrukturierung war zudem mit Veränderungen in der Personalstruktur einerseits des Eigenbetriebes TM und andererseits im Fachbereich verbunden. So ist zum Jahresende 2018 die Leiterin des Eigenbetriebes ausgeschieden, während zum Oktober 2018 die Leitung des Fachbereiches Kultur und Touristik besetzt worden ist. Im Zuge des Ausscheidens der Eigenbetriebsleitung ist diese Aufgabe dem Fachbereichsleiter übertragen worden.

 

2. Spareffekte aufgrund des Wegfalls von administrativen Verpflichtungen (ca. 25 T€ p.a.)

In dem dem bis dato bestehenden Eigenbetrieb TM werden aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung zur Aufstellung eines Wirtschaftsplanes, zur Erstellung eines Halbjahresberichtes und eines Jahresabschlusses erhebliche Personalressourcen gebunden. Durch die Aufhebung des Status als Eigenbetrieb würden diese Ressourcen entlastet werden. Zudem würden die Kosten für die Beauftragung eines externen Steuerberaters (u.a. für die Aufstellung des Jahresabschlusses, laufende Beratungen etc.) entfallen. Allein hierdurch können Einsparungen beim Personaleinsatz und bei den Aufwänden für Beratung, Gutachten etc. in einer Größenordnung von rund 25 T€ p.a erzielt werden. Diese Summe berücksichtigt noch nicht die kalkulatorischen Kosten für die jeweiligen Arbeitsplätze, Infrastruktur etc.

 

Personalkosten:

 

 

 

Stelle:

Aufwand
in
Tagen je VZÄ*

AG-Kosten

pro Tag je VZÄ*

Summen /p.a.:

E9a

4

214,79 €

859,14 €

E7

5

213,31 €

1.066,56 €

E9b

3

224,38 €

673,15 €

E6

15

198,14 €

2.972,09 €

E14

20

396,86 €

7.937,29 €

E10

5

324,49 €

1.622,46 €

Aufwand reine Personalkosten
(ohne Arbeitsplatz)

 

 

15.130,69 €

zuzüglich Sachaufwand

pauschal

 

10.000,00 €

*Vollzeitäquivalent / Arbeitszeit 39 Wochenstunden / acht Arbeitsstunden pro Tag

Die durch den Wegfall der oben genannten administrativen Aufgaben können die freigesetzten Personalkapazitäten für anderen Aufgaben des Fachbereiches genutzt werden.

 

3. Vermiedene Kosten aus der Vermeidung der Umsetzung der Novelle der EiBVO sowie Beseitigung der Mängel in der Kassenführung des Eigenbetriebes (ca. 35 T€ p.a.)

Die neue Novelle der EigBVo muss bis zum 01.01.2023 umgesetzt werden. Bis zu diesem Stichtag müssen Eigenbetriebe die Voraussetzungen für die Führung einer permanenten Kapitalflussrechnung schaffen. Dies setzt eine Softwareumstellung beim Eigenbetrieb TM voraus.

Eine vollständige Integration der Kassenführung des Eigenbetriebes in die Stadtkasse würde ebenfalls eine softwaretechnische Umstellung des Rechnungswesens auf SAP (wie dies bei den anderen Eigenbetrieben der Stadt Schwäbisch Hall auch der Fall ist) oder auf Finanz+ erforderlich machen. Für die Bewältigung des in diesem Zusammenhang stehenden Mehraufwandes würde darüber hinaus mindestens eine halbe Stelle in der Entgeltgruppe 6 benötigt. Für die beschrieben Softwareumstellung auf Finanz+ würden über dies jährliche Kosten von rund 15 T€ anfallen, und für die zusätzliche Halbtagesstelle rund 20 T€.

Durch die Re-Integration des Eigenbetriebes TM in den Kernhaushalt könnten diese zusätzlichen Kosten vermieden werden, da keine Softwareumstellung notwendig wäre. Die Kassengeschäfte könnten mit den vorhandenen Kapazitäten (gegebenenfalls geringfügige Aufstockung bei einzelnen Mitarbeiter/innen) bewältigt werden.

Fazit:

Durch die Re-Integration des Eigenbetriebes TM in Fachbereich Kultur und Touristik, und damit in den Kernhaushalt der Stadt Schwäbisch Hall, kann die Organisation transparenter und effektiver gestaltet werden. Zudem können in der Summe rund 60 T€ p.a. an Kosten eingespart, beziehungsweise vermieden werden.

Weitere positive Effekte können darüber hinaus in Hinblick auf ein Zusammenspiel im Bereich des Marketing und der Veranstaltungsorganisation geschaffen werden; beispielsweise in Hinblick auf das Kulturbüro, den Kulturtragenden Vereinen, den Freilichtspielen, der freien Kulturszene und weiteren privaten, also nicht-öffentlichen Partnern. Angesichts der wachsenden Querschnittaufgaben innerhalb des Fachbereiches sollen die freiwerdenden (Personal-)Ressourcen insbesondere in den Abteilungen „Touristik und Tourist Information“ sowie „Veranstaltungs-Management und Marketing“eingesetzt werden. Ein Abbau von Arbeitsplätzen durch die Auflösung des Eigenbetriebs TM ist weder geplant noch erforderlich.
 

Beschlussfassung:

Der bisherige „Eigenbetrieb Touristik und Marketing Schwäbisch Hall“ (TM) wird aufgelöst und in zwei Abteilungen innerhalb des Fachbereiches Kultur und Touristik aufgegliedert. Die Auflösung und Re-Integration in den Kernhaushalt erfolgt mit Wirkung zum 01.01.2022:

1. in die Abteilung „Touristik und Tourist Information“ und
2. in die Abteilung „Veranstaltungs-Management und Marketing“

(einstimmig - 32)

Meine Werkzeuge