TOP 9 - Übertragung von Prüf- und Controllingaufgaben (öffentlich)

Aus Ratsinformationssytem Schwäbisch Hall
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Sitzungsvorlagen-Nummer: 1zu 189/20

Sachvortrag:

In der Sitzung vom 22.07.2020 hat der Gemeinderat die Abstimmung über die Beschlussfassung zur Übertragung von Prüf- und Controllingaufgaben (neue SV-Nr. zu 198/20) auf das Jahr 2021 vertagt. Damit konnte der Aufforderung des Regierungspräsidiums, zu einer fristgerechten Herbeiführung eines rechtmäßigen Zustandes bis zum 31.07.2020, nicht entsprochen werden.

Mit Schreiben vom 06.08.2020 hat das Regierungspräsidium darauf hingewiesen, dass für die Herstellung eines rechtmäßigen Zustandes allein der Gemeinderat, nicht jedoch der Oberbürgermeister, zuständig sei und hat zur Herstellung eines rechtmäßigen Zustandes eine Nachfrist bis zum 15.10.2020 gewährt. Bis zum Amtsantritt einer/s neuen Oberbürgermeisterin/s könne nicht zugewartet werden.

Die Verwaltung hat die Anregungen des Regierungspräsidiums, und die dadurch gewonnenen Erkenntnisse zum Anlass genommen, die in der Vergangenheit vorgenommenen Übertragungen von Aufgaben an die Revision, grundsätzlich zu überdenken. Die Aufarbeitung der in den vergangenen Jahrzehnten übertragenen Aufgaben hat gezeigt, dass hier eine Vielzahl von Sonderaufgaben auf den Fachbereich übertragen wurden, die in großen Teilen noch nicht einmal zum Kernbereich der Verwaltungstätigkeit gehören. Aufgrund der umfangreichen und vielfältigen Aktivitäten der Stadt Schwäbisch Hall, ist der Fachbereich Revision, nach Auffassung der Verwaltung, schon mit der Erfüllung seiner Pflichtaufgaben hinreichend ausgelastet. Eine Übertragung von zusätzlichen Aufgaben führt deshalb dazu, dass die Prüfung von Pflichtaufgaben reduziert werden muss und gesetzliche Fristen nicht eingehalten werden können. So konnte in den letzten beiden Jahren die Vier-Monats-Frist des § 110 Absatz 2 GemO (die Prüfung ist innerhalb von vier Monaten nach Aufstellung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses durchzuführen) nicht eingehalten werden.

Vor dem Hintergrund der großen Aufgabenfülle und der Komplexität der Aufgaben bei der Stadt Schwäbisch Hall ist es, um eine ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung durch den Fachbereiches Revision gewährleisten zu können, notwendig den Aufgabenbereich auf die Pflichtaufgaben nach den §§ 109 - 112 Absatz 1 Gemeindeordnung zu beschränken. Alle bisher, entweder durch Beschluss des Gemeinderates oder aufgrund Beauftragung durch die jeweiligen Oberbürgermeister, defakto übertragenen Aufgaben sollten deshalb, zur Entlastung des Fachbereichs Revision, aufgehoben werden. In Folge würden dann, im Rahmen der normalen Organisationsverantwortung des Oberbürgermeister, die Aufgaben auf die jeweils zuständigen Fachbereiche übertragen. Die Prüfung der Jahresrechnungen der bisher geprüften Vereine würde durch private Wirtschaftsprüfer erfolgen.

Sollte der Gemeinderat dem oben ausgeführten Vorschlag nicht zustimmen, muss zur Herstellung eines rechtmäßigen Zustandes, der vom Regierungspräsidium im Schreiben vom 06.08.2020 gefordert wurde, eine Entscheidung hinsichtlich der bisher an die Revision übertragenen Aufgaben erfolgen. Nach derzeitigem Stand müsste der Gemeinderat auf jeden Fall über folgende Aufgaben Beschluss fassen:

1. Prüfung der Jahresrechnung des Vereins Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus, der Volkshochschule Schwäbisch Hall e. V., der Freilichtspiele Schwäbisch Hall e. V. und der Gesellschaft der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele.

2. Prüfung der Jahresrechnung des Hohenloher Freilandmuseums e. V., die in Abstimmung mit den Landkreisen Schwäbisch Hall und Hohenlohe im dreijährigen Turnus erfolgt.

3. Die Aufgaben des behördlichen Datenschutzes.

Zudem empfiehlt das Regierungspräsidium, um Klarheit zu schaffen, auch eine Beschlussfassung in folgenden Angelegenheiten:

4. Die der Revision übertragene Prüfungsaufgabe zur Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen gemäß § 112 Abs. 2 Nr.2 GemO.

5. Die nach Auffassung des Regierungspräsidiums mit Beschluss vom 12.04.2000 übertragene Aufgabe des Controllings (Bau-Controlling) an die Revision.

 

Anlage: Schreiben des Regierungspräsidiums vom 06.08.2020

Beschlussfassung:

Der Aufgabenbereich des Fachbereichs Revision wird auf die Pflichtaufgaben gemäß §§ 109 - 112 Absatz 1 Gemeindeordnung beschränkt. Die Zuständigkeit für die bisher zusätzlich durch den Gemeinderat oder durch Oberbürgermeister übertragenen oder anderweitig durch den Fachbereich übernommenen Aufgaben wird aufgehoben.

Alternativvorschlag:

1. Von der Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnung des Vereins Hohenlohe + Schwäbisch Hall Tourismus, der Volkshochschule Schwäbisch Hall e. V., der Freilichtspiele Schwäbisch Hall e. V. und der Gesellschaft der Freundinnen und Freunde der Freilichtspiele wird der Fachbereich Revision       entbunden.

2. Die Aufgabe der Prüfung der Jahresrechnung des Hohenloher Freilandmuseums erfolgt in Abstimmung mit den Landkreisen Schwäbisch Hall und Hohenlohe im dreijährigen Turnus und wird dem Fachbereich Revision gemäß § 112 Abs. 2 GemO übertragen.

3. Die Aufgaben des behördlichen Datenschutzes wird dem Fachbereich Revision gemäß § 112 Abs. 2 übertragen.

4. Die der Revision übertragene Prüfungsaufgabe zur Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen gemäß § 112 Abs. 2 Nr.2 GemO und der diesem zugrunde liegende Beschluss vom 12.04.2000 wird aufgehoben. Die Übertragung der Aufgabe, im Rahmen der Organisationszuständigkeit des Oberbürgermeisters, in die zentrale Vergabestelle, wird mit Besetzung der im Doppelhaushalt 2020/2021 neu geschaffenen Stelle im gehobenen Dienst, zur Kenntnis genommen.

5. Der Beschluss vom 12.04.2000 „Der Gemeinderat nimmt von der verstärkten Durchführung des Controlling zustimmend Kenntnis und überträgt die Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren - auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen - gem. § 112 Abs. 2 Nr. 2 Gemeindeordnung dem Rechnungsprüfungsamt“ wird hinsichtlich der Wahrnehmung der Aufgabe des Controllings (Bau-Controlling) aufgehoben.

(Der Beschlussantrag der Sitzungsvorlage bleibt ohne Abstimmung.)

 

Abstimmung über den Geschäftsordnungsantrag der Fraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN zur Vertagung dieses Tagesordnungspunktes:

17 Ja-Stimmen, 14 Nein-Stimmen

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